Leestijd: 7 Minuten
U denkt misschien dat uw smaak op het gebied van kantoordesign net zo uniek is als u, van de kunst aan de muur tot de temperatuur van uw werkruimte. U wordt waarschijnlijk meer door bepaalde factoren beïnvloed dan u denkt. Etan Smallman onderzoekt hoe uw leeftijd, geslacht en cultuur een rol spelen
Op kantoor kan het paradijs van de ene medewerker de irritatie van een andere zijn. Open en minimalistisch kan net zo goed worden gezien als klinisch en onpersoonlijk. Een gezellige werkplek met persoonlijke elementen kan door uw collega aan het bureau ernaast worden gezien als rommelig en afleidend.
De uitdaging is dat iedereen anders is. Onze voorkeuren voor op kantoor, van verlichting en het soort stoel tot de bureau-indeling en hoe dicht we bij een raam willen zitten, kunnen worden beïnvloed door onder andere leeftijd, geslacht, culturele achtergrond, persoonlijkheidstype en werkstijl.
Wat uw commerciële prioriteit ook is, van het stimuleren van de creativiteit tot het maximaliseren van de productiviteit: een optimale werkruimte kan van essentieel belang zijn. Het gaat natuurlijk om meer dan esthetiek. Talloze onderzoeken hebben uitgewezen dat er een link is tussen goed ontworpen kantoren en de betrokkenheid, prestaties en innovatie van medewerkers(1). Voor vooruitstrevende bedrijven is de kans bijvoorbeeld vijf keer zo groot dat ze werkplekken hebben waarbij de nadruk op zowel individuele als groepswerkplekken ligt(2).
Regus Sarona in Tel Aviv biedt een gedeelde werkruimte waarin medewerkers individueel kunnen werken
De genderkloof
Geslacht is een van de factoren die van invloed zijn op de voorkeuren voor het kantoorontwerp. Het begint al bij de temperatuur. Uit een onderzoek in het tijdschrift Nature uit 2015(3) bleek dat vrouwen zich goed voelen bij een kantoortemperatuur die gemiddeld zo’n 3 °C hoger ligt dan voor mannen.
Dit komt doordat vrouwen een aanzienlijk langzamere stofwisseling hebben dan mannen. Mannen voelen zich prettig bij zo’n 22 °C, terwijl vrouwen dat vaak wat te fris vinden. Het probleem is, zoals The Guardian uitlegde(4), dat klimaatbeheersing in kantoorgebouwen wordt afgestemd op basis van een comfortnorm die in de jaren 60 voor het eerst werd gebruikt. Deze norm is gebaseerd op de stofwisseling van een 40 jaar oude man van 70 kilo.
Wat betreft andere geslachtsspecifieke voorkeuren laat onderzoek ook zien dat vrouwen zich mogelijk prettiger voelen in gesloten, opgedeelde kantoorruimtes in plaats van open ruimtes. Volgens een onderzoek dat in het blad "Gender, Work and Organization" is gepubliceerd, waren kantoormedewerkers zich bewuster van hun zichtbaarheid. Ze vonden dit vaak onprettig in plaats van bevrijdend.
Hoofdauteur dr. Alison Hirst, werkzaam aan de Britse Anglia Ruskin University, zegt: “Met name vrouwen voelden zich onprettig bij het idee dat ze voortdurend werden bekeken en kregen het gevoel dat ze zich op een bepaalde manier moesten kleden.”(5)
Als we in een breder kader kijken, zien we dat uit een Amerikaans onderzoek(6) blijkt dat “identiteitssignalen in de omgeving” van invloed kunnen zijn op de genderverhoudingen op het werk.
“Als een niet-religieuze student een school vol christelijke symbolen binnenloopt, is het goed mogelijk dat hij gaat twijfelen of hij hier wel wil studeren,” legt een van de auteurs van het onderzoek, Sapna Cheryan, uit. “Een stad vol fietsenwinkels en auto’s met een skibox op het dak kan onaantrekkelijk zijn voor mensen die zichzelf niet als buitensportliefhebber beschouwen. Een winkel met harde dancemuziek kan ouder winkelend publiek het idee geven dat de winkel hun niets te bieden heeft.”
Ze voegt toe: “Deze fysieke omgevingen kunnen sommigen dus het gevoel geven dat ze er niet in passen, maar bij anderen juist een welkom gevoel teweegbrengen omdat ze zichzelf herkennen in de identiteitssignalen van de omgeving. Deze omgevingen kunnen minder compatibel zijn met een van de prominentere sociale identiteiten, zoals geslacht en ras.”
Op kantoor zijn vaak verschillende identiteitssignalen in de omgeving te vinden. Zijn de conferentiezalen bijvoorbeeld allemaal vernoemd naar bekende mannen? Staan er eigenlijk wel vrouwen op de kunstwerken aan de muur?(7)
Regus Gati in Jeruzalem heeft een genderneutraal interieur
De generatiekloof
Denk eens aan uw leeftijd. Beïnvloedt uw leeftijd uw voorkeuren voor het kantoorinterieur? Er is bewijs voor een generatiekloof. Een aantal onderzoeken wijst uit dat jongere medewerkers gevoeliger zijn voor slechte kantoorindelingen. Het kan ook zijn dat ze er sneller iets van zeggen dan de oudere generatie.
Volgens een onderzoek dat vorig jaar door Ipsos is uitgevoerd, zei 76 procent van de medewerkers tussen de 18 en 34 jaar dat het kantoorinterieur hun beeld van het bedrijf beïnvloedde. In de groep van 55 jaar of ouder was dit slechts 39 procent(8). Volgens één peiling(9) heeft meer dan een vijfde van de 18- tot 24-jarigen wel eens een baan opgezegd vanwege een slechte kantoorindeling.
Oudere medewerkers hebben ook voorkeuren die niet mogen worden genegeerd. Babyboomers (mensen die tussen het begin van de jaren 40 en het midden van de jaren 60 zijn geboren) maken naar schatting nog steeds een kwart van de beroepsbevolking uit en ze blijven langer werken dan ooit tevoren. Hierdoor ontstaat er een steeds groter leeftijdsverschil op kantoor.
Jongere collega’s vinden "de kwaliteit van vergaderruimtes" de minst belangrijke factor in een goed kantoor en babyboomers staan daar bijna lijnrecht tegenover(10). Een onderzoek van Davenport(11) wijst uit dat babyboomers een voorkeur hebben voor gesloten kantoorruimtes, met name voor het uitvoeren van individuele taken waarbij ze zich moeten concentreren. Onderzoek door trendvoorspeller Springwise(12) laat echter zien dat als het gaat om het ontwikkelen, verwerken en opslaan van informatie, ze juist baat hebben bij alternatieven voor schermwerk.
In een rapport van industrieel ontwerper Knoll staat het volgende: “Deze veranderende prioriteiten brengen een fundamentele verandering in het kantoordesign teweeg. Het draait nu niet meer alleen om de ondersteuning van het werk. Toekomstige werkruimtes moeten een consistente en interessante ‘werkbelevenis’ bieden voor mensen met verschillende werkstijlen en de werkstroom faciliteren, ongeacht de locatie.”
De culturele kloof
Voorkeuren voor de indeling en bezetting van de werkplek lopen per land ook sterk uiteen. In China zijn werknemers bijvoorbeeld gewend in een ruimte te werken die ongeveer twee derde kleiner is dan die van Europese en Amerikaanse werknemers(13).
In de Harvard Business Review(14) stond het volgende: “In China denken mensen niet over persoonlijke privacy na zoals dat in westerse landen wel gebeurt. Chinese werknemers vinden informatiebeheer het belangrijkst: persoonsgegevens veilig houden en zich ergens terugtrekken waar niet iedereen elkaar in de gaten houdt. Ze werken het liefst in een kantoor waar ze een muur achter zich hebben.”
Het vereiste soort kantoorruimte is ook in elke cultuur anders. In Frankrijk wordt bijvoorbeeld meer vergaderd dan in Amerika. “[Mijn ervaring is dat] Franse vergaderingen veel langer duren en dat er veel meer over concepten wordt gediscussieerd,” zegt de van oorsprong Franse Emma Seppälä, die lesgeeft aan de universiteiten Yale en Stanford. “Amerikaanse vergaderingen zijn heel actiegericht." vertelde ze aan Business Insider(15). In Frankrijk ziet ze echter iets anders: "Franse werknemers zijn er sterk van overtuigd dat het belangrijk is om eerst alle theorie, elk concept en alle filosofie erachter te bespreken voordat er tot een conclusie kan worden gekomen.” Een kantoor zonder geschikte vergaderruimte is daarom niet geschikt.
Regus Torre Aragonia in Zaragoza, Spanje, heeft semi-gedeelde ruimtes voor groepswerk en vergaderingen
Bufferoplossingen
Mensen raken snel verstrikt in analyses van afzonderlijke onderdelen van het bedrijf, maar Neil Usher, auteur van "The Elemental Workplace", adviseert: “De perfecte werkplek draait om balans. Een onevenwichtig design is vaak geen oplossing. Design op basis van demografische informatie of persoonlijkheidstypes is vaak te beperkend. Onze werkplekken moeten diversiteit en inclusiviteit weerspiegelen. Om dit te bereiken, moet er ruimte zijn voor keuzes. De allerbeste tip: vergeet de fabeltjes op internet en ga voor een veel kritischere aanpak.
“Het is mogelijk, waar ook ter wereld, in elke sector en voor elk budget. Bedrijven die dit niet doen, zullen dit merken aan de hand van de resultaten op het gebied van effectiviteit, zowel op individueel als groepsniveau, en aan het aantal mensen dat ervoor kiest te blijven.”
Joanna Yarker, hoofddocent bedrijfspsychologie aan de Kingston University in Londen, zegt dat ondanks de overstap van veel bedrijven naar een hotdesksysteem, de meeste werknemers (ongeacht hun demografische achtergrond en persoonlijkheidstype) een persoonlijke werkomgeving prettiger vinden.
“Mensen willen graag hun werkplek personaliseren. Dit kan een soort buffer vormen voor stressvolle situaties op het werk,” legt ze uit. “Als het niet mogelijk is om items op het bureau te zetten, kan er ook een persoonlijke screensaver worden ingesteld op de computer. Op deze manier blijven werknemers verbonden met de dingen die ze belangrijk vinden.”
Verschillen overbruggen
Vaak is meer aandacht hetgeen dat echt nodig is. “Voor iemand met bijvoorbeeld Asperger kan het lastig zijn om in een drukke omgeving te werken,” zegt Yarker. “Een rustige werkplek is dan heel belangrijk. Voor iemand met prikkelbare darmsyndroom is het bijvoorbeeld weer belangrijk om een bureau te hebben dat een beetje in de buurt van de toiletten is.”
Het antwoord op al deze verschillende behoeften is volgens haar niet meer ruimte, maar flexibeler gebruik van de beschikbare ruimte. “Als managers in beweging blijven en op verschillende plekken werken in plaats van de hele dag achter hetzelfde bureau te zitten, kan dit werknemers motiveren om de ruimte ook op hun eigen manier te gebruiken,” voegt ze toe.
Personeelsbetrokkenheid is ook cruciaal volgens Sir Cary Cooper, docent bedrijfspsychologie en -gezondheid aan de Manchester Business School. “Laat ze zelf bepalen in plaats van ze iets op te leggen,” zegt hij. “Een te streng beleid werkt niet. Bovendien komen medewerkers misschien wel met ideeën waar u zelf nooit op zou zijn gekomen. Zolang u de gegevens blijft verzamelen, kunt u oplossingen bedenken voor de verschillende behoeften van medewerkers. U kunt dan mogelijk een design bedenken voor verschillende groepen mensen in verschillende onderdelen van het bedrijf.”
Etan Smallman is een Britse journalist
Bronnen:
(1) https://www.forbes.com/sites/jacobmorgan/2015/12/03/how-the-physical-workspace-impacts-the-employee-experience/#726dc3fe779e
(2) https://www.gensler.com/research-insight/workplace-surveys/us/2016
(3) https://www.nature.com/articles/nclimate2741
(4) https://www.theguardian.com/money/shortcuts/2015/aug/04/new-cold-war-why-women-chilly-at-work-air-conditioning
(5) https://www.standard.co.uk/news/uk/women-feel-pressured-to-dress-up-in-open-plan-offices-a3828846.html
(6) http://sciencewithart.ijs.si/pdf/How%20stereotypical%20cues%20impact%20gender
%20participation%20in%20computer%20science.pdf
(7) https://www.thecrimson.com/article/2012/3/5/women-portraits-kennedy-school/
(8) https://www.prnewswire.com/news-releases/workplace-design-matters-when-it-comes-to-millennial-appeal-300545467.html
(9) https://www.independent.co.uk/news/business/news/uk-millennials-rejecting-employers-offices-workplace-design-architecture-a8270686.html
(10) https://www.knoll.com/document/1352940439350/WP_GenerationalDifferences.pdf
(11) https://www.emeraldinsight.com/doi/abs/10.1108/14630010810925136?fullSc=1&journalCode=jcre
(12) https://www.regus.nl/work-uk/how-the-over-65s-are-shaking-up-the-office/
(13) https://www.cbre.com/research-and-reports/apac-space-utilisation-the-next-frontier
(14) https://hbr.org/2014/10/balancing-we-and-me-the-best-collaborative-spaces-also-support-solitude
(15) http://uk.businessinsider.com/differences-between-french-american-work-culture-2017-7?r=US&IR=T
