Stemmen

Waarom risicomanagers plotseling geïnteresseerd zijn in flexwerken

Reading Time: 4 minutes

Officemanagers, IT-leiders en teams op het gebied van risicomanagement hebben nu een nieuw wapen tot hun beschikking bij de ontwikkeling van hun bedrijfscontinuïteitsplannen: flexibele werkplekken

In een recent wereldwijd onderzoek door Regus beweert maar liefst 73% van de ondervraagden dat oplossingen voor flexibele werkplekken hen hebben geholpen om risico’s te beperken die de stroom van bedrijfsprocessen in gevaar zouden kunnen brengen.

Joe Sullivan, algemeen directeur van Regus Workspace Recovery, vertelt: "Bedrijven geven tegenwoordig de voorkeur aan flexibele werkruimtes wanneer ze hun bedrijfscontinuïteitsplannen opstellen of upgraden.

We gaan er nu niet meer van uit dat slechte dingen alleen andere mensen overkomen." En dat wordt bevestigd: in het Global Risks Report van het World Economic Forum (WEF) werd "extreme weersomstandigheden" genoemd als belangrijkste risico voor landen wereldwijd, direct gevolgd door natuurrampen, datafraude en cyberaanvallen.

Bedrijven denken anders na over ‘rampen’

In 2018 kwamen er meer dan 2.000 verzoeken wereldwijd binnen voor oplossingen van Regus Workplace Recovery. Sullivan schrijft het toe aan het groeiende besef dat zelfs ogenschijnlijk kleine incidenten bedrijfsprocessen ernstig kunnen verstoren.

"Een ‘ramp’ hoeft niet per se een vloedgolf of een vulkaanuitbarsting te zijn," zegt Sullivan. "Enkele van de grootste uitdagingen van onze klanten bevinden zich veel dichter bij huis en kunnen nog steeds een groot effect hebben, zoals:

  • schade door rook of brand
  • een leidingbreuk of waterlek
  • een cyberaanval

Als van tevoren naar een oplossing voor vervangende werkplekken is gezocht, is de kans veel groter dat u er zonder kleerscheuren vanaf komt."

Gepersonaliseerde oplossingen

Dus hoe werkt zo’n oplossing voor vervangende werkruimte?

Er zijn drie verschillende benaderingen:

  • Een permanente reservering – vervangende werkplekken in een specifiek center dat ideaal is voor de 5% belangrijkste kernactiviteiten van een bedrijf 
  • Beschikbaar binnen een dag – vervangende werkplekken in een Regus-center, aanbevolen voor 20% van het personeel en beschikbaar binnen één werkdag
  • Werkruimte voor iedereen bij een noodgeval – vervangende werkplekken op aanvraag binnen twee werkdagen in een Regus-center

"Er zijn twee belangrijke punten om rekening mee te houden," vertelt Sullivan. "Wij creëren oplossingen op maat die passen binnen het budget van onze klanten. Daarnaast beschikken we over een uitgebreid, wereldwijd netwerk waardoor bedrijven meer keuzemogelijkheden hebben en wij hun belangrijkste operationele behoeften kunnen vervullen.

Bedrijfsprocessen kunnen herstellen in hetzelfde gebied of in de buurt van het huidige bedrijf is een groot pluspunt voor klanten, vooral omdat onze faciliteiten zijn opgezet om vanaf dag een klanten en bezoekers te ontvangen."

 

Levering zonder smoesjes

In de afgelopen drie jaar heeft Regus oplossingen voor vervangende werkruimte verzorgd voor de wereldwijde retailer Marks & Spencer, waarin hun personeel toegang heeft tot Regus-centers overal ter wereld als ze niet naar hun reguliere kantoor kunnen komen door onderbrekingen zoals natuurrampen, politieke onrust of cyberaanvallen.

In 2018, toen een reeks vakbondsprotesten in Cambodja uitbrak dicht bij een van de ondersteuningskantoren van Marks & Spencer, zorgde M&S dat het personeel terechtkon in veilige kantoren in Regus-centers waar opslagfaciliteiten en apparatuur van tevoren waren klaargezet.

John Frost, hoofd Bedrijfscontinuïteit bij M&S, vertelt: "Voor ons was het inschakelen van Regus voor vervangende werkruimte onderdeel van een interne verschuiving in het bedrijf naar meer flexibiliteit. Onze aanpak voor meerdere locaties past bij de obstakels die we tegenkomen in onze moderne tijd."

Essentieel voor bedrijfsprocessen van topklasse

Het Nieuw-Zeelandse Education Payroll benaderde Regus over een bedrijfscontinuïteitsplan ten tijde van een reorganisatie om een eersteklas salarisadministratiebedrijf te worden. Hun uiteindelijke doel? Ervoor zorgen dat de jaarlijkse uitgaven van 4,4 miljard dollar aan lerarensalarissen elke twee weken op tijd, zonder hapering, zouden worden betaald: zelfs in het geval van een crisis.

"De oplossing stelt ons in staat om onze werkzaamheden binnen 24 uur te hervatten in een van de volledig uitgeruste kantoren overal in Nieuw-Zeeland," vertelt Chief Executive Arlene White. "We betalen hiervoor een jaarlijks bedrag, zodat we kunnen garanderen dat we onze belofte kunnen nakomen aan de professionals die afhankelijk zijn van ons wat betreft hun salaris.

Lokale rampen gebeuren en zonder voorbereiding moeten bedrijven zich in allerlei bochten wringen om beschikbare bedrijfsruimte te vinden tegen een hoofdprijs."

De oplossing voor Education Payroll biedt het bedrijf een operationeel vangnet tegen een tiende van de gemiddelde kosten voor traditionele vervangende werkplekken.

En wat als Regus zelf wordt getroffen?

Joe Sullivan benadrukt meteen dat niemand onaantastbaar is wat betreft calamiteiten. "Regus is een bekroonde aanbieder met een bewezen, jarenlange staat van dienst in het bieden van ondersteuning en ja, we zijn zelf ook getroffen."

Nog maar kortgeleden, in september 2018, werd Regus zelf geconfronteerd met een crisissituatie, toen de orkaan Florence veel centers in North Carolina, South Carolina en Virginia trof.

Kristi Bonner, regionale vicepresident in North Carolina legt uit: "De verwoestingen van orkaan Florence werden gevoeld door zoveel mensen: collega’s, klanten, hun vrienden en familie.

Dankzij onze teamgeest kwamen Regus-teams overal in Noord-Amerika in actie om ondersteuning te bieden aan degenen die rechtstreeks waren getroffen door deze desastreuze storm. We herstelden onze faciliteiten, verplaatsten onze klanten en waren in staat om anderen te assisteren."

Waar het op neerkomt

Met het oog op de duidelijke zwakke plekken in de meeste IT-systemen en in bedrijfsprocessen in het algemeen worden bedrijven zich steeds bewuster van de voordelen van het opzijzetten van tijd en geld om een eenvoudig bedrijfscontinuïteitsplan te maken.

In het verleden konden bedrijven alleen kiezen uit aanbieders met één vaste locatie. Echter, nu aanbieders van flexplekken op het toneel zijn verschenen, kunnen bedrijven een strategie voor vervangende locaties op elke plek en op ieder moment toepassen. Simpel gezegd, als het netwerk van een bedrijf is aangetast, kan het bedrijf in plaats daarvan het netwerk van de aanbieder van flexplekken gebruiken; in het geval van Regus betekent dit 3.000 locaties wereldwijd.

Het is dus begrijpelijk dat risicomanagers en leidinggevenden op het gebied van bedrijfscontinuïteit meer aandacht besteden aan hun vastgoedportfolio’s dan ooit tevoren en onderzoeken hoe ze flexibele werkruimtes kunnen toevoegen.


Wilt u weten hoe u onze flexibele werkruimtes kunt gebruiken als onderdeel van uw bedrijfscontinuïteitsplan? Bezoek onze Workplace Recovery-pagina voor meer informatie.