Leestijd: 4 Minuten
Gedeelde kantoorruimtes zijn de norm geworden voor veel bedrijven die de ruimte willen optimaliseren, de samenwerking tussen het personeel willen bemoedigen en de traditionele belemmeringen van hiërarchie willen wegnemen.
Recent onderzoek betwist echter het idee dat werken in gedeelde kantoorruimtes productiviteit garandeert. Gedeelde kantoorruimtes kunnen niet worden gezien als een oplossing tegen de inefficiëntie van afzonderlijke kantoorruimtes. Verre van zelfs. Mensen die werken in gedeelde kantoorruimtes worden afgeleid en voelen zich verstikt wegens gebrek aan persoonlijke ruimte.
Het werkplekonderzoek uit 2016 van Gensler wijst uit dat 67 procent van het personeel in het VK zich uitgeput voelt aan het eind van elke werkdag, wegens hun kantooromgeving. Daarnaast vormen slecht ontworpen kantoren een belemmering voor innovatie binnen bedrijven. Ondanks dat 8 miljoen werknemers in het VK in een gedeelde kantooromgeving werken, bieden de meeste kantoren geen verscheidenheid of keuze. Ze zijn ook niet afgestemd op specifieke taken en praktijken.
“Afgezonderde kantoorruimtes hoeven niet als vijand worden beschouwd,” aldus Philip Tidd van Gensler. “De verhuizing naar een simplistische gedeelde kantoorruimte is mogelijk niet de meest effectieve optie op de huidige hyperverbonden werkplek.”
Afleiding en ontevredenheid
Dr. Nicola J. Millard, die psychologie en futurologie combineert om inzicht te krijgen in werkwijzen bij BT, gelooft dat traditionele gedeelde kantoorruimtes inefficiënt zijn. In haar witboek Workshift: The Death of Dolly, Dilbert and Doctor No stelt Millard dat we constant gestoord worden op kantoor, elke drie minuten om precies te zijn, en dat hebben we grotendeels te danken aan het ontwerp van een kantoor.
“Gedeelde kantoorruimtes zijn een kant-en-klaar model dat eigenlijk niemand past,” legt Millard uit bij een recente New Scientist Live-conferentie. "We worden om de drie minuten onderbroken. We hebben acht tot twintig minuten nodig om de focus van daarvoor weer terug te krijgen. E-mail. We worden erdoor overspoeld. Vergaderingen, collega’s. Het leidt allemaal af."
Een onderzoek uit 2013 van de Universiteit van Sydney, Workspace satisfaction: The privacy-communication trade-off in open-plan offices, gepubliceerd in het Journal of Environmental Psychology, wijst uit dat onbeheersbare geluidsoverlast en het verlies van privacy de voornaamste redenen zijn voor de ontevredenheid in gedeelde kantoorruimtes.
“De lay-outs van gedeelde kantoorruimtes worden in recente jaren vaak aangeprezen als een manier om tevredenheid op de werkplek en teameffectiviteit te verhogen,” aldus auteur Jungsoo Kim. “Mensen in gedeelde kantoorruimtes zijn minder tevreden over hun werkomgeving dan degenen die werken in privékantoren. De voordelen van dichter bij collega’s zitten in gedeelde kantoorruimtes worden tenietgedaan door verhoogde geluidsoverlast en minder privacy."
Minder productiviteit, meer ziekteverzuim
Volgens een rapport van BBC uit januari 2017 zijn werknemers in gedeelde kantoorruimtes 15 procent minder productief dan zij die in kantoorhokjes werken, en worden ze ook twee keer zo vaak ziek, omdat ziekten makkelijker worden overgedragen in een gedeelde kantoorruimte. Dit kan hogere ziekteverzuim tot gevolg hebben.
Over de BBC gesproken, volgens Sally Augustin, een milieu- en ontwerppycholoog bij Design with Science in Illinois, kunnen we wel werken op een drukke werkplek, maar we leveren het beste werk wanneer we helemaal gefocust zijn: "Het zou zonde zijn om de tijd van het personeel te verspillen door ze niet een plek te geven die hen ondersteunt in wat ze doen."
De voordelen
Natuurlijk hebben gedeelde kantoorruimtes ook hun voordelen. Zulke kantoren kunnen aanzienlijke kosten besparen, tot wel 50 procent per werknemer vergeleken met traditionele lay-outs van kantoren volgens het Wall Street Journal , en koolstofemissies verminderen. Bovendien zijn er genoeg mogelijkheden voor menselijk contact, het werken in teams of om hulp te krijgen van collega’s.
Werkgevers kunnen gemakkelijk een gedeelde kantoorruimte opnieuw inrichten, vergeleken met kleinere kantoren, of zelfs de ruimte onderverhuren aan andere bedrijven.
Uit de praktijk blijkt dat werkgevers zich moeten richten op het bieden van flexibele werkomgevingen die zijn afgestemd op verschillende taken, manieren van werken en werknemersvoorkeuren in plaats van traditionele kantoren af te schaffen. Volgens Gensler moeten effectieve werkplekken aan de behoeften van personen en teams voldoen, met een gebalanceerde omgeving voor het concentratievermogen en samenwerking. “Je moet doen wat juist is voor je bedrijfssector en de manier waarop je werknemers werken,” legt Tidd uit. “Het vinden van een juiste evenwicht zal een aanzienlijke invloed hebben op de productiviteit, creativiteit en innovatie van werknemers.”
Ruimte om te denken
Bedrijven zoals Microsoft investeren in een combinatie van open en privéruimtes, met afzonderlijke stille ruimtes of geluiddichte focusruimtes die beschikbaar zijn voor wanneer iemand zich moet concentreren of een telefoongesprek wil voeren. "Iedereen legt de focus op samenwerken in een grote zaal, maar we moeten daar beter over nadenken," zegt Martha Clarkson, wereldwijde werkplekstrateeg van Microsoft. "Wanneer je mensen in een gemeenschappelijke omgeving zet, werkt dat niet als ze geen privacy krijgen. Ze hebben een alternatieve ruimte nodig om na te denken, of het nu focusruimtes zijn, lounges, terrasjes of een gebied buiten om te lopen."
Dr. Millard gelooft ook dat er een balans nodig is tussen ‘wij’ en ‘mij’ en dat er meer opties moeten zijn voor hoe mensen kunnen werken. Ze verwijst naar de groeiende tendens van iets dat lijkt op thuis en het kantoor en noemt dit concept een ‘coffice’, een ruimte die zowel een plezierige werkomgeving biedt als gezelschap en connectiviteit, van informele koffiezaken en hotellobby’s tot formelere werkhubs met alle voorzieningen van een kantoor. Ik denk dat we binnenkort het concept van een ‘coffice’ omarmen," zegt ze. Ik heb lekkere koffie, connectiviteit en cake nodig, plus wifi zodat ik toegang krijg tot de cloud. Ik houd van gezelschap. Een ‘coffice’ kan een koffiezaakje of een hotellobby zijn."
In plaats van een alternatief voor het concept van een open kantoor dat uw bedrijf heeft omarmd, kunt u ook innovatieve manieren vinden om afleiding te vermijden of u in de open werkomgeving begeven. Verhoog uw concentratieniveau door langdurig aan uw bureau zitten te vermijden: neem een korte wandeling of doe een work-out tijdens lunch of zoek een stille plek op het kantoor op. Als laatste maatregel kunt u in sterke koffie of zelfs in een ruisonderdrukkende hoofdtelefoon investeren, ook al is het alleen maar om uw collega’s te laten weten dat u meer dan drie minuten zonder onderbreking nodig hebt om uw werk gedaan te krijgen.
