A man with man hands at a desk

Productiviteit

Het multitaskfabeltje: hoe u echt dingen voor elkaar krijgt

Reading Time: 6 minutes

Multitasken voelt misschien goed, maar het is mogelijk de vijand van efficiëntie. Matthew Jenkin beschrijft een aantal alternatieve methodes waarbij uw medewerkers op één taak gefocust blijven, met gelukkiger en productiever personeel als gevolg.

 

De Britse ondernemer Carl Reader dacht dat zijn accountantsbureau D&T zeer goed georganiseerd was. Hij schrok dus behoorlijk toen hij ontdekte dat de tijd die teamleden nodig hadden voor dezelfde taak sterk varieerde. Werkten sommige medewerkers gewoon drie keer zo langzaam of zat er meer achter? Hij besloot het eens uit te zoeken.

Hij ontdekte dat degenen die het langst met een taak bezig waren, ook het meest multitaskten. Deze werknemers jongleerden met e-mails, verzoeken op social media en telefoongesprekken en probeerden tegelijkertijd aan een groter project te werken.

"Ze leden aan het afremmen-en-opvoeren-effect(1)," beweert Reader. "Als ze de ene taak neerlegden om een minder belangrijke taak uit te voeren, waren ze tot een half uur kwijt om weer in de flow te komen na slechts een paar minuten afleiding. Daar verloren we veel tijd mee."

Multitasken wordt in de moderne tijd veelal als noodzakelijk gezien. De vaardigheid om op hetzelfde moment meerdere dingen te doen, wordt als een vanzelfsprekendheid beschouwd. Ook al gaat het om iets ogenschijnlijk eenvoudigs zoals tegelijkertijd e-mailen en praten. Maar het idee dat meerdere taken tegelijk uitvoeren ons productiever maakt, blijkt in werkelijkheid een fabeltje te zijn.

Uit onderzoek van de American Psychological Association(2) blijkt dat wat wij als multitasken beschouwen ineffectief en inefficiënt is. Het begrip ‘multitasken’ is namelijk een wat ongelukkige woordkeuze. Dave Crenshaw legt het uit in zijn boek The Myth of Multitasking (Multitasken bestaat niet): "Wanneer de meeste mensen het over multitasken hebben, bedoelen ze eigenlijk het schakelen tussen taken. Ongeacht hoe ze dat doen, snel schakelen tussen twee dingen is gewoon niet efficiënt of effectief."

Het is niet alleen tijdrovend, maar kan ook uw denkvermogen nadelig beïnvloeden. Uit een onderzoek van de universiteit van Stanford(3) bleek dat multitaskende personen slechter presteren en een kortere aandachtsspanne hebben. Experimenten hebben aangetoond(4) dat een deel van uw hersens nog bij de vorige taak is wanneer u uw aandacht verlegt naar de volgende taak. Iedere keer dat u terugschakelt, moet u uzelf eraan herinneren wat u aan het doen was, terwijl u op datzelfde moment nog een beetje wordt afgeleid door de andere taak. Hierdoor wordt de cognitieve belasting groter.

Volgens nog weer andere onderzoeken(5) kost multitasken tot wel 40% meer tijd dan op één taak tegelijk focussen. Sterker nog, Gloria Mark van de universiteit van Californië ontdekte dat het 25 minuten(6) duurt om een taak weer op te pakken waarvan we waren afgeleid.

Maar als multitasken niet werkt, wat is dan de oplossing?

1. Houd de tijd bij en plan uw tijd

Carl Reader is een voorstander van een paar dagen nauwkeurig bijhouden wat u op een gemiddelde dag doet. "Door de tijd te nemen om op te schrijven waaraan ik werkte, werd het eenvoudiger om te zien hoe weinig tijd ik focuste op echt belangrijke zaken," vertelt hij.

Gewapend met deze kennis begon Reader zijn dagen serieus te plannen om zijn tijd optimaal te benutten. "In plaats van dat mijn dag bepaalde wat ik deed, bepaalde ik wat ik op mijn dag deed," vertelt hij. "Nu plan ik ‘s avonds voor de volgende dag tijd in voor het uitvoeren van specifieke taken en houd ik ook tijd beschikbaar voor eventuele andere zaken. Sinds ik hiermee ben begonnen, sta ik versteld van wat ik allemaal gedaan krijg."

Een stopwatch tegen een rode achtergrond

Stop met multitasken en krijg iedere dag kostbare tijd terug

 

2. Word een ‘taakopportunist’

In een artikel voor Forbes(7) adviseren Shani Harmon en Renee Cullinan om niet langer te proberen om alles tegelijkertijd te doen en in plaats daarvan een ‘taakopportunist’ te worden: kansen benutten om taken uit te voeren wanneer je er voldoende tijd voor hebt.

Ze stellen voor eerst alles wat moet gebeuren in drie ’emmers’ te verdelen (klein, gemiddeld, groot) op basis van de benodigde tijd voor het uitvoeren van iedere taak. Wanneer u dit weet, kunt u uw dag optimaliseren voor een maximale productiviteit.

De kleine emmer (met taken die een kwartier of minder in beslag nemen, zoals een e-mail beantwoorden) kunt u snel leegmaken tijdens korte werkmomenten.

De gemiddelde emmer (met taken waarvoor meer focus en concentratie nodig is, maar die toch relatief beperkt zijn) kan worden aangepakt wanneer onverwacht een vergadering niet doorgaat of uw vlucht wordt geannuleerd.

Voor de grote emmer (met taken waar u echt uw aandacht bij moet houden, bijvoorbeeld een strategiedocument schrijven of gegevens analyseren) moet u tijd vrijmaken in uw schema door tijdvakken te reserveren voor de uitvoering ervan.

Wanneer u kleine en middelgrote taken in korte salvo’s afhandelt, kunt u u beter concentreren op de grote zaken, die gewoonlijk het belangrijkst zijn, aldus Harmon en Cullinan.

3. ‘Verbrokkel’ uw dag

Volgens productiviteitsexpert Marianne Page worden we echt productief wanneer we onze dag opdelen in brokken tijd. Bijvoorbeeld 90 minuten met een korte pauze tussen elk brok. Vervolgens wijzen we aan elk tijdvak een taak, een deel van een project of een bedrijfskwestie toe en kunnen we niet meer van die taken afwijken binnen de gestelde tijd.

"U moet dus eerst van tevoren uw dag plannen, zodat u ergens onbewust weet wat u gaat doen en dat u een tijdslimiet voor elke ‘sectie’ hebt, waardoor u in uw achterhoofd begint te plannen," legt Page uit. "Dankzij de pauze tussendoor kunt u even opladen en uw focus verleggen naar de volgende taak of bedrijfsaangelegenheid."

4. Omarm de Pomodoro-techniek

Met deze techniek worden taken opgedeeld in behapbare brokken, van meestal 25 minuten per keer, met pauzes ertussen. Deze tijdmanagementtechniek werd eind jaren tachtig ontwikkeld door Francesco Cirillo. Toen Cirillo aan de universiteit studeerde, had hij vaak grote moeite om zijn studeertijd efficiënt te gebruiken. Het verhaal luidt dat hij een keukenwekker pakte in de vorm van de tomaat waarnaar de methode is vernoemd, deze op een paar minuten instelde en een korte periode hard studeerde. Daarna beloonde hij zichzelf met een pauze.

En het werkte: hij merkte dat hij zich hierdoor beter op de taak in kwestie kon concentreren en uiteindelijk meer gedaan kreeg. Deze eenvoudige maar doeltreffende methode heeft veel apps voortgebracht, van de Marinara Timer(8) tot de PomoDone(9). Beide apps bieden een gebruiksvriendelijke timer om de techniek onder de knie te krijgen.

5. Ga diep

Uw wilskracht ontwikkelen is nog een vaardigheid waarmee u uw productiviteit kunt verhogen. In zijn door de Wall Street Journal benoemde bestseller Deep Work (Diep werk) roemt auteur en professor Cal Newport de kracht van een taak onze onverdeeld aandacht geven.

Hij noemt de vaardigheid om diep werk te verrichten "de superkracht van de eenentwintigste eeuw" en omschrijft dit als "professionele activiteiten die het uiterste van uw cognitieve vaardigheden vergen en die in een staat van opperste concentratie, zonder afleiding, worden uitgevoerd. Deze inspanningen creëren nieuwe waarde, verbeteren uw vaardigheden en zijn moeilijk te herhalen."

Newport introduceert vier principes voor diep werk: het inrichten van een geïsoleerde ruimte en een tijdsbestek waarin gewerkt kan worden zonder afleiding, social media uitschakelen, de neiging onderdrukken om tussen taken te schakelen als we ons vervelen en het voorkomen van ‘dweilen’: de tijd die u aan tijdrovende kleinere taken besteedt, minimaliseren.

Wat deze techniek aantrekkelijk maakt, is dat het geen alles-of-niets-aanpak is. U hoeft niet alle afleiding uit uw werkdag te bannen. Het idee is namelijk om alle afleiding weg te nemen enkel wanneer u bezig bent met diep werk.

6. Word een jager

De jagermethode, bedacht door Aytekin Tank, gaat nog een stap verder. Tank is de oprichter van JotForm, dat software ontwerpt voor het maken van online formulieren. Tank stelt in het verlengde van het beroemde advies van Mark Twain om "de kikker te eten" (waarmee hij aanraadde de dag te beginnen met de taak waar u het minst naar uitkijkt) dat u op slechts één taak per dag moet focussen, maar dat u de voltooiing van die taak dan wel als doel moet stellen.

Zoals Lila MacLellan schreef in haar artikel voor Quartz(10): "Het enige dat u hoeft te doen, is één taak kiezen die de focus van uw dag wordt, ook al neemt de taak niet uw hele dag in beslag. U schrijft deze taak op een post-it, plakt de post-it op uw laptop en gebruikt deze als een moreel kompas. Kijk naar het briefje als uw gedachten beginnen af te dwalen naar de wachtende berichtjes, of de was, of de andere onnozele zaken die mensen doen als ze eigenlijk moeten werken."

Tanks techniek is geïnspireerd op de overlevingstactieken van de eerste mensen. "Als de jager op een bepaalde dag succes had tijdens de jacht, kon zijn gezin eten. Zo niet, dan was er geen eten. Zo eenvoudig was het," schrijft hij(11). "Hij had geen tijd om zijn e-mail na te kijken, naar tijdrovende vergaderingen te gaan of follow-up-mailtjes te versturen. En hij had zeker geen tijd om een to-dolijstje te maken."

 


Matthew Jenkin is journalist in de VS en de voormalige redacteur van Guardian Careers, de online community voor werkzoekenden en carrièreswitchers van de krant The Guardian

Bronnen:

(1) https://en.wikipedia.org/wiki/Ramp-up

(2) http://www.apa.org/research/action/multitask.aspx

(3) http://news.stanford.edu/2009/08/24/multitask-research-study-082409/

(4) http://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S0749597809000399

(5) http://www.apa.org/monitor/oct01/multitask.aspx

(6) http://www.nytimes.com/2013/05/05/opinion/sunday/a-focus-on-distraction.html?_r=0

(7) https://www.forbes.com/sites/harmoncullinan/2016/10/06/stop-all-multitasking-become-a-task-opportunist-instead/#79d8c5061361

(8) https://www.marinaratimer.com/

(9) https://pomodoneapp.com/

(10) https://qz.com/work/1369733/the-hunter-method-productivity-hack-can-bring-clarity-to-your-day/

(11) https://www.jotform.com/blog/to-do-list-alternative/