Productiviteit

Op afstand werken? Welke technologie u nu en hierna moet gebruiken

Leestijd:  3 Minuten

Telewerk kan werkgevers en werknemers geld besparen, maar tenzij u over de juiste tools beschikt, kan dit ook leiden tot werkkrachten die zich geïsoleerd voelen en moeite hebben met communiceren.

Pas na een tal van technologische ontwikkelingen, van mobiele apparaten tot snel internet, kunnen werknemers op verschillende locaties verbinden en met elkaar samenwerken. Momenteel is er een nieuwe generatie innoveerders die de tools maken om telewerkers in staat te stellen productiever en collaboratiever te worden.

 

Alsof we in dezelfde kamer zitten

Face-to-face communicatie is belangrijk Justin Kruger op de New York-universiteit heeft in zijn artikel  Egocentrism Over E-mail geconcludeerd dat e-mails vaak leiden tot misverstanden, zelfs als we denken dat we onze boodschap op doeltreffende wijze hebben verwoord. Oogcontact, lichaamstaal en stemverbuigingen kunnen dus niet worden vervangen.

We kunnen van deze subtiele aspecten van communicatie profiteren met software voor videoconferencing, zelfs wanneer werknemers verafgelegen zitten. We kunnen eenvoudig beginnen met gratis opties zoals FaceTime van Apple of Google Hangouts. Naarmate online vergaderingen steeds belangrijker worden voor uw bedrijf, kunt u specifieke bedrijfsoplossingen proberen met online whiteboards. Probeer eens Zoom.us of de Microsoft Office-integratie met Skype for Business.

Virtuele en toegevoegde realiteit zal bedrijfscommunicatie verder transformeren. Producten zoals Meta en Hololens van Microsoft stellen werkkrachten die ver van elkaar zijn verwijderd in staat om 3D-objecten te delen door hologrammen of speciale headsets te gebruiken voor een ongelooflijk levensechte productvisualisatie of immersieve training.

 

 
Voortgang bijhouden

Zelfs wanneer iedereen bij elkaar zit op een kantoor en de voortgang bijhoudt, kunnen vergaderingen veel tijd in beslag nemen. Wanneer werknemers allemaal op verschillende locaties zitten, kan dit een gigantische logistieke uitdaging zijn.

Software die voortgang bijhoudt, zoals I Done This, is ontworpen om vergaderingen te vervangen. Deze tool herinnert elk personeelslid om aan het eind van de dag hun voortgang bij te werken. De informatie wordt vervolgens opgesteld in een ochtendverslag zodat iedereen op één lijn zit.

Voor meer gedetailleerde projectmanagement kun je Trello gebruiken. Trello gebruikt een systeem van borden, kaarten en lijsten om voortgang te monitoren. Het personeel kan activiteitenlogboeken maken en in realtime bespreken wat ze moeten doen en iedereen up-to-date houden.

 

U bevrijden van e-mailthreads

Iedereen die met collega’s werkt op andere locaties, is bekend met het probleem van eindeloze e-mailthreads. E-mail, gecreëerd in de jaren 70, is niet ontworpen om het volume van communicatie van de huidige zakenwereld aan te kunnen.

Een aantal bedrijven proberen ondernemingen los te breken van e-mailthreads met betere instant-messaging systemen. Dankzij snelle en eenvoudige communicatie heeft Slack meer dan zes miljoen gebruikers vergaard. De gebruikers van Slack waarderen hoe de app een een gedeelde werkplek heeft gecreëerd waar gesprekken georganiseerd en toegankelijk zijn. Hierdoor worden overbodige gesprekken beperkt terwijl niemand wordt buitengesloten.

Een ander alternatief is Stride. Deze app biedt net zoveel functies als Slack aan, maar focust ook op geïntegreerde video- en audiogesprekken. Daarnaast biedt Stride ook een functie die het gemakkelijker maakt om gesprekken in actie-items te veranderen.

 

Samen creatief worden

Soms zijn agenda’s en rapporten niet belangrijk in een vergadering, maar is het een ruimte waar u uw creativiteit de vrije loop laat gaan en waar u strategieën en ideeën kunt ontwikkelen.

Met online mindmappingtools, zoals MindMeister, kan iedereen binnen het bedrijf ideeën veilig delen in realtime. De resultaten van een brainstormsessie zijn duidelijk vastgelegd in een visuele weergave van de verbindingen, relaties en hiërarchieën, waardoor het eenvoudig is om het totaalplaatje te zien.

 

Werken in de cloud

Het plaatje voor telewerk is compleet met een systeem voor het delen van documenten. Dit stond in de beginperiode van telewerk gelijk aan eindeloos nieuwe concepten mailen en proberen bij te houden wat de uiteindelijke versie was. Nu betekent dat werken in de cloud, waar documenten online worden bewaard en direct worden bijgewerkt zodat iedereen ze kan gebruiken.

Google Apps, omgedoopt tot G Suite, heeft samenwerking aan documenten in real time populair gemaakt en tegenwoordig is het een centrale functie van de standaard Microsoft Office suite geworden.

Voor bedrijven die met specialistische applicaties of gevoelige informatie werken, zijn standaard clouddiensten misschien geen optie. In plaats daarvan kunnen ze een Virtual Private Network (VPN) gebruiken. Een VPN creëert een veilige gateway voor telewerkers voor wanneer ze op de bedrijfsservers inloggen, zodat ze toegang krijgen tot de applicaties en gegevens die ze nodig hebben. Zo kun je flexibiliteit verhogen zonder toegevingen te doen op het vlak van veiligheid.