Leestijd: 6 Minuten
Het geheim van succesvol tijdmanagement is werken aan de sterke punten van uw persoonlijkheid. Dus bent u een actieheld, diva, werkpaard, jaknikker of perfectionist? Matthew Jenkin doet verslag
Van coaches tot apps: er zijn eindeloos veel producten en diensten die beloven uw werklast beter te beheren en uw productiviteit te verhogen. Waarom hebt u dan de helft van uw takenlijst nog niet af wanneer de klok om 17.00 uur slaat, terwijl Lucy van de marketingafdeling al haar taken afvinkt en zich snel door de dag heen lijkt te manoeuvreren? Dit komt omdat effectief tijdmanagement niet bepaald wordt door hoeveel uren we werken, maar door onze persoonlijkheden.
Werkgevers hebben lang vermoed dat er geen universele aanpak is en persoonlijkheidstests zoals de Myers-Briggs Type Indicator (MBTI)(1) zijn een populaire manier geworden voor bedrijven om werknemers te beoordelen. Velen claimen dat het succes van de MBTI in zijn eenvoud ligt. Met de MBTI, die 93 vragen bevat die losjes zijn gebaseerd op het werk van Carl Jung, kunnen alle medewerkers in 16 verschillende typen worden verdeeld: combinaties van introverten, extraverten, denkers, voelers, beoordelaars en waarnemers.
Managementconsulent en gedragsdeskundige Beverly Flaxington is het ermee eens dat een tijdmanagementmethode alleen succesvol kan zijn, als er rekening wordt gehouden met het individuele gedrag van mensen op het werk.
"Ik weet nog dat ik jaren geleden iemand had ingehuurd om me te helpen orde te scheppen en efficiënter te worden. Ze hadden alles in dozen gestopt en en ze verstopt", zegt ze. "Ik ben ontzettend visueel ingesteld en ik houd ervan om dingen voor me te hebben, dus ik kon er totaal niet tegen. Ik kon amper meer werken. Toen pas leerde ik dat een methode voor het beheren van tijd afgestemd moet worden op iemands karakter of persoonlijkheid."
Dus wat zijn de vijf meest voorkomende persoonlijkheidstypen en hoe kan iemand zijn gedrag afstemmen om zijn tijdmanagement te verbeteren?
1. De actieheld
Als deze persoon een brandend gebouw ziet, dan zal deze, net als Wonder Woman of Superman, ernaartoe rennen zonder op de brandweer te wachten. Geef ze een lijst met taken die haast onmogelijk te doen lijken en ze zullen die taken sneller verrichten dan een afgevuurde kogel. "Hun zwakke plek is echter dat ze, in hun poging om alles te doen wat op hun agenda staat, dingen kunnen missen", zegt Flaxington.
Tijdmanagementstrategie: deze mensen zijn resultaatgericht en handelen vaak zonder veel nadenken over de urgentie of het belang van de taak, beweert Susy Roberts, executive coach en oprichter van people-development consultancy Hunter Roberts(2). Ze adviseert dit type om een stap terug te doen en goed na te denken over wat er eerst moet worden gedaan in plaats van hun e-mail te checken en alles gelijk proberen af te handelen.
Stephen Covey, auteur van Seven Habits of Highly Effective People(3), is het daarmee eens en suggereert om taken te rangschikken en onder te verdelen in vier kwadranten: belangrijk/niet belangrijk en urgent/niet urgent.
2. De diva
De diva is leuk om op kantoorfeestjes te hebben, maar gezien de tijd die ze besteden aan kletsen, is het een wonder dat dit type werk gedaan krijgt. Ze zijn misschien vrolijk, vriendelijk, praatgraag en levendig, maar de dag is voorbij voordat ze een taak hebben voltooid. Roberts beweert dat hun neiging om op te scheppen over hun prestaties de indruk kan wekken dat hun productiviteit hoger ligt dan in werkelijkheid het geval is.
Flaxington merkt op: "Ineens is een heleboel tijd verstreken. Ze dachten dat ze vandaag vijftien dingen gedaan zouden krijgen, maar ze waren in gesprek, vermaakten zich en merkten niet eens dat de tijd is verdwenen."
Tijdmanagementstrategie: dit zijn mensen die echt profiteren van een strategie. Flaxington adviseert om een groot project op te splitsen in kleinere delen, taken in de agenda te zetten en herinneringen in te stellen. Een hoofdagenda houdt uw werk en persoonlijke agenda op één plek, waardoor het sneller en eenvoudiger wordt om te plannen, zodat u minder vaak uw planning hoeft te wijzigen.
E-mailbeheer is ook van groot belang. Gemiddeld wordt meer dan een kwart van de werkdag besteed aan het beantwoorden en lezen van e-mails, volgens een onderzoek door het McKinsey Global Institute uit 2012(4). Het bleek dat het checken en beantwoorden van e-mail, naast ‘rolspecifieke taken’, de op een na meest tijdrovende activiteit is voor werknemers.
Zach Hanlon van Fast Company(5), een expert op het gebied van marketing en verkoop, zegt dat we moeten stoppen met het ‘organiseren’ van e-mails per onderwerp, maar dat we e-mails moeten zien als taken met deadlines. Hij stelt voor dat we onze inbox als een takenlijst moeten zien en vijf mappen maken op basis van chronologische urgentie/belangrijkheid.
3. Het werkpaard
Dit persoonlijkheidstype wint de race langzaam en gestaag. "Ze nemen de tijd om grondig na te denken, zijn voorzichtig, werken planmatig en zijn behoorlijk onafhankelijk wanneer ze hun taken uitvoeren", legt Roberts uit. Ze zijn dus heel goed in plannen en prioriteiten stellen, maar kunnen als te voorzichtig worden beschouwd en anderen kunnen gefrustreerd raken door hun traagheid. Hun toewijding aan hun werk kan ook leiden tot een onwilligheid om de werklast te delen.
Tijdmanagementstrategie: "Iets overhandigen en iemand anders vertrouwen om het werk te laten doen, zit gewoon niet in hun DNA", zegt Flaxington. "Dus kijk eens naar hoe uw dag eruitziet en zoek de drie of vier belangrijkste dingen uit waar u zich op moet richten. Zet wat u weet dat u absoluut moet doen opzij en kijk welke taken u kunt delegeren."
Delegeren lijkt een veelvoorkomend probleem te zijn. Uit een onderzoek uit 2007 over tijdmanagement(6) is gebleken dat bijna de helft van de 332 ondervraagde bedrijven zich zorgen maakte over de delegeervaardigheid van hun werknemers. In een artikel voor Inc(7) geeft Jayson DeMers, oprichter en CEO van contentmarketingbureau AudienceBloom, advies aan leidinggevenden die moeite hebben om te delegeren. Naast prioriteiten stellen, suggereert hij om bijvoorbeeld werk te geven aan de medewerkers die het meest geschikt zijn voor de taak in plaats van hen werk te geven met de lichtste werklast.
4. De jaknikker
De jaknikker is de ultieme teamspeler. Deze mensen willen alleen hun collega’s helpen en ondersteunen. ‘Sharing is caring’, maar het gevaar is dat dit type niet gauw nee zegt, waardoor ze mogelijk te veel hooi op hun vork nemen. "Daarom werken ze vaak over of missen hun deadlines", legt Roberts uit.
Tijdmanagementstrategie: "leer nee zeggen", zegt psychotherapeut en lifecoach Hilda Burke(8). "Het kan enige tijd duren om dit type werkplanning aan te pakken, maar het is niet onmogelijk", zegt ze. En als u nog steeds moeite hebt met nee zeggen en u zich overweldigd voelt, dan is het belangrijk om pauze te nemen."
Het klinkt voor de hand liggend, maar uit onderzoek is gebleken dat regelmatig pauze nemen de productiviteit verbetert. DeskTime, een productiviteitsapp die het computergebruik van werknemers bijhoudt, heeft vastgesteld dat de perfecte pauze 17 minuten duurt. En in 1999 gebruikte het Ergonomics Research Laboratory van de Cornell-universiteit een computerprogramma om werknemers eraan te herinneren korte pauzes te nemen.
Het project concludeerde(9) dat "werknemers die de meldingen ontvingen [die hen eraan herinnerden om te stoppen met werken] gemiddeld 13 procent nauwkeuriger waren in hun werk dan collega’s die geen herinneringen kregen." Deze eenvoudige maar effectieve methode heeft veel apps voortgebracht, van de Marinara Timer(10) tot de PomoDone(11).
5. De perfectionist
Dit type kan er het langst over doen om een taak af te maken, maar zoals de naam al doet vermoeden, verkiest hij of zij kwaliteit boven kwantiteit. Flaxington licht toe dat ze zich overweldigd kunnen voelen en dat ze met stress kunnen worstelen als ze het erg druk hebben, omdat nauwkeurigheid zo belangrijk voor hen is. En ze raken erg gestrest als je hen probeert te forceren.
Tijdmanagementstrategie: rommel is de grote vijand voor de perfectionist, dus een rommelige inbox vol met ongelezen berichten kan angstaanjagend voor hen zijn. Verwacht wordt dat het e-mailverkeer jaarlijks met vier procent(12) zal toenemen, dus hoe sneller u het probleem onder de loep neemt, hoe beter. Er zijn echter verschillende manieren om uw inbox aan te pakken, als u wordt overspoeld door e-mails.
Een van de bekendste methoden is ‘inbox zero’. Dit houdt in dat u uw inbox te allen tijde leeg of bijna leeg houdt. Het is waarschijnlijk een hele taak, maar de uitvinder Merlin Mann zegt(13) dat u vijf keuzes hebt wanneer u wordt geconfronteerd met een nieuw bericht: verwijderen, delegeren, antwoorden, uitstellen of doen. Hiermee wordt uw inbox in een takenlijst omgetoverd, met moeilijke keuzes over hoe u prioriteiten kunt stellen en dingen effectief gedaan kunt krijgen.
Matthew Jenkin is een Britse freelance journalist en voormalig redacteur van Guardian Careers, de online community voor werkzoekenden en carrièreswitchers van de krant The Guardian
Bronnen:
(1) https://www.myersbriggs.org/my-mbti-personality-type/mbti-basics/
(2) http://www.hunterroberts.com/
(3) http://www.amazon.com/The-Habits-Highly-Effective-People/dp/1455892823
(4) http://www.mckinsey.com/insights/high_tech_telecoms_internet/the_social_economy
(5) https://www.fastcompany.com/3067012/the-only-five-email-folders-your-inbox-will-ever-need
(6) http://www.i4cp.com/news/2007/06/26/you-want-it-when
(7) https://www.inc.com/jayson-demers/7-strategies-to-delegate-better-and-get-more-done.html
(8) https://www.theguardian.com/careers/2017/feb/28/overwhelmed-at-work-six-tips-on-how-to-beat-stress
(9) http://www.news.cornell.edu/releases/Sept99/computer.breaks.ssl.html
(10) http://www.marinaratimer.com/
(11) https://pomodoneapp.com/
(12) http://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2017/06/Email-Market-2017-2021-Executive-Summary.pdf
(13) https://www.youtube.com/watch?v=z9UjeTMb3Yk
