Twee gelukkige mannen op kantoor tegen een gele achtergrond

Productiviteit

De onverwachte pluspunten van een co‑workingruimte

Reading Time: 5 minutes

"Het mooie van een co-workingruimte is dat u de omgeving kunt uitzoeken die het beste bij u past," zegt Matthew Jenkin. Maar dat is niet alles: hier volgen een paar andere manieren om de voordelen maximaal te benutten

 

U hebt vast weleens van het begrip co-working gehoord, of u nu een start-upondernemer bent of voor een groot internationaal bedrijf werkt. Maar weet u zeker dat u op de hoogte bent van alle voordelen die het te bieden heeft? Hier delen we met u de minder vanzelfsprekende voordelen van uw co-workingruimte – en hoe u deze pluspunten ten volle kunt benutten voor uw eigen doelstellingen.

1. Kies zorgvuldig uw co-workingruimte uit

Om optimaal gebruik te maken van uw ruimte, moet u eerst zeker weten dat de ruimte voor u de juiste is. Bij het bepalen van de locatie waar u uw zaak wilt gaan opzetten, zouden de volgende factoren een rol moeten spelen: uw bedrijfstak (creatief vs. professioneel), bedrijfsopstelling (entrepreneur vs. dochteronderneming) en persoonlijke voorkeuren (‘hoe ver wil ik reizen?’).

"Een ruimte kiezen die bij uw bedrijf past is cruciaal," adviseert Rochelle White. Ze is eigenaar van Rochelle White PR en runt haar bedrijf vanuit een co-workingruimte. "Als u bijvoorbeeld de voorkeur geeft aan levendige en creatieve ruimtes waar van alles gebeurt, moet u naar een co-workingruimte zoeken die daaraan voldoet. Als u liever een kleinere ruimte met minder drukte wilt, ga dan daarnaar op zoek. Als dit de thuisbasis van uw bedrijf wordt, moet het een goede match zijn.

"Er zijn zoveel mogelijkheden," voegt ze toe. "Ga op zoek naar ruimtes waar mensen werken van wie u kunt leren, met wie u kunt samenwerken of met wie u kunt werken. Dat is wat bedrijven helpt groeien en bloeien. Iedereen bevindt zich in een andere fase van hun onderneming en plekken zoals deze zijn daar geweldig voor."

2. Knoop een praatje aan

Met co-working hebt u de mogelijkheid om andere gelijkgestemden te ontmoeten en van hen te leren, of het nu gaat om het goed bijhouden van de boekhouding, afstand nemen als u niet aan het werk bent of gewoon om een paar tips en adviezen te krijgen om de dagelijkse werkzaamheden gemakkelijker te maken.

Steve Pritchard, oprichter van de vergelijkingswebsite voor verzekeringen Cuuver.com(1), vindt het delen van een werkplek met andere bedrijven een uitstekende manier om relaties op te bouwen – hoewel hij ook waarschuwt daarbij niet te hard van stapel te lopen.

"De eerste keer dat u een co-workingruimte binnenstapt, kan best onwennig aanvoelen," legt hij uit. "Niet iedereen zal met u willen praten. Sommige mensen zijn er speciaal om te werken en zien het totaal niet als een sociale gelegenheid of netwerkmogelijkheid. Daarom is het aanknopen van een praatje de ideale manier om te peilen wie er geïnteresseerd is in een werkrelatie die verder gaat dan enkel het delen van dezelfde werkplek.

"Relaties kunnen zich ontwikkelen en nadat u eerst een paar weken regelmatig met uw collega’s hebt gecommuniceerd, is er ruimte voor informelere gesprekken. Het uitwisselen van tips en ervaringen kan zeer waardevol zijn voor de groei van uw bedrijf."

Gereedschapskist voor kantoor in de stijl van Airfix-modelonderdelen

Uw ervaring met co-working is wat u er zelf van maakt, dus maak optimaal gebruik van de aanwezige mogelijkheden

 

3. Experimenteer met verschillende plekken binnen de ruimte

De dagen waarop u aan uw bureau in het hoofdkantoor vastzat, zijn voorbij. Een co-workingruimte biedt vaak de mogelijkheid om op verschillende plekken te kunnen zitten, afhankelijk van het soort werkzaamheden dat u die dag uitvoert. U kunt voor een optie kiezen die bij uw stemming en doelstellingen past, zoals vergaderruimtes, pauzeruimtes en cafés in het gebouw.

"Huur een kleine suite om met klanten te vergaderen of zoek een rustige ruimte om vanuit een kindervrije zone klanten te bellen," schrijft Ann Smarty(2).

4. Leer de officemanager kennen

Op de hoogte blijven van wat er van week tot week in uw co-workingruimte gebeurt heeft een duidelijk voordeel. Hoewel het misschien gemakkelijk is om u van uw omgeving af te sluiten en u op uw eigen werk te focussen, mist u zo wellicht kansen om te netwerken en te groeien. Maak van de officemanager uw nieuwe beste vriend (of leer hem of haar in ieder geval beter kennen dan een kennis die u gedag knikt), zodat u uit directe bron kunt vernemen wat er gaande is. Hij of zij weet niet alleen welke andere bedrijven in het gebouw werkzaam zijn, maar ze zijn vaak ook het best op de hoogte van geplande evenementen en kunnen u misschien zelfs vertellen welke leuke dingen er in de omgeving te zien of doen zijn.

"De rol van een communitymanager kan in een co-workingruimte niet worden onderschat," schrijft Yifu Huang, een expert in co-working(3). "Hij of zij verwelkomt nieuwelingen met een vriendelijke glimlach, is verantwoordelijk voor de organisatie van sociale gebeurtenissen, zorgt voor een collaboratieve omgeving en stelt leden op hun gemak."

De sleutel is om ze niet aan een kruisverhoor te onderwerpen of irritant te worden, maar een bruikbare relatie met ze op te bouwen. Met dat in het achterhoofd kunt u ook nadenken wat u kunt teruggeven. Vindt u het bijvoorbeeld fijn als de officemanager aan collega’s in uw co-workingruimte over uw bedrijf vertelt en u als klankbord aanbeveelt voor nieuwe ideeën?

5. Zorg voor de juiste uitrusting

Het verlaten van de relatief comfortabele en veilige omgeving van een traditioneel kantoor betekent ook dat u moet nadenken over welke apparatuur u voor uw werkzaamheden nodig hebt. Het spreekt voor zich dat u een laptop en telefoon nodig hebt, maar welke andere essentiële spullen zou u willen meenemen?

Sophie Phillipson lanceerde in december 2016 haar website HelloGrads(4), die hulp biedt aan studenten en academici. Ze huurt een permanente werkplek in een co-workingruimte. Ze zegt dat een harde schijf het belangrijkste apparaat is dat ze bezit, omdat haar onderneming dagelijks een groot aantal grote bestanden aanmaakt, waaronder video-interviews en grafieken. "Als ik geen back-ups zou maken en mijn laptop kwijtraak, heb ik een enorm probleem, omdat er jaren werk op staat waar ik simpelweg niet zonder kan," geeft ze toe.

Ook raadt ze een laptopstandaard aan. "Ik heb geworsteld met rugpijn en een slechte houding, omdat ik mijn tijd doorbracht in verschillende cafés met verschillende tafelhoogtes, stoelen en soms zelfs met de laptop op schoot werkte," vertelt ze. "Een standaard is voor mij echt een uitkomst."

Een koptelefoon is ook onontbeerlijk en helpt haar te concentreren als de ruimte drukker en rumoeriger wordt. Ga op zoek naar een koptelefoon die storende omgevingsgeluiden onderdrukt en ook zonder muziek kan worden gebruikt als u uw omgeving wilt negeren.

6. Realiseer dat u er niet de hele tijd gebruik van hoeft te maken

Het klinkt misschien tegenstrijdig, maar een van de beste manieren om het meest uit uw co-workingruimte te halen, is door er niet de hele tijd gebruik van te maken. Co-working is geweldig als u iets creatiefs aan het doen bent, maar minder geschikt voor administratieve taken of andersom. Als het bedrijf waarvoor u werkt een hoofdkantoor heeft, is het wellicht een slim idee om deze locatie maandelijks te bezoeken voor bijvoorbeeld persoonlijke vergaderingen met uw collega’s.

Araminta Sheridan, oprichter van Araminta Marketing, legt in een artikel voor Entrepreneur(5) uit hoe ze de juiste balans vindt: "We brengen drie dagen per week op kantoor door (of beter gezegd: een appartement dat we als kantoor gebruiken), één dag in een co-workingruimte en we werken een dag thuis, zodat we het beste van alle mogelijkheden combineren."

 


Matthew Jenkin is een Britse journalist en de voormalige redacteur van Guardian Careers, de onlinecommunity voor werkzoekenden en carrièreswitchers van de krant The Guardian

Bronnen:

(1) http://www.cuuver.com/

(2) https://www.entrepreneur.com/article/287882

(3) https://www.coworkingresources.org/blog/community-manager

(4) https://hellograds.com/

(5) https://www.entrepreneur.com/article/309197