Zes tinnen blikken aan elkaar verbonden met een touw die een walkietalkie-conferentiesysteem vormen

Productiviteit

Waarom dinsdag om 10 uur ‘s ochtends het ideale tijdstip is voor een conferentiegesprek

Leestijd:  7 Minuten

De technologie staat ter beschikking, maar toch bezorgen veel conferentiegesprekken op de een of andere manier meer last dan dat ze opbrengen. Matthew Jenkin legt uit hoe u ze het best voor u kunt laten werken.

 

Omdat meer en meer bedrijven werken op afstand in hun beleid invoeren, zal het conferentiegesprek waarschijnlijk een centrale rol blijven spelen in de levens van werknemers, of ze dat nu fijn vinden of niet. Hoewel het een geweldige manier kan zijn om met teams op afstand te communiceren, kan het ook een van de grootste bedreigingen voor de productiviteit vormen.

Mensen laten elkaar niet uitspreken, de lijn wordt onderbroken en mensen raken snel hun betrokkenheid kwijt. Uit een onderzoek van Intercall(1) bleek zelfs dat de meerderheid van de werknemers (65 procent) zich tijdens een conferentiegesprek schuldig maakt aan het uitvoeren van andere werkzaamheden. Meer dan de helft van de mensen aan de lijn is aan het eten, iets minder dan de helft is in de badkamer, een op de vijf is aan het winkelen, een op de elf is aan het sporten en 6 procent is met iemand anders aan het bellen.

Omdat 53 procent van de beroepsbevolking op bepaalde momenten in zijn of haar werkweek op afstand werkt(2), volgen hier zeven manieren om de kunst van het conferentiegesprek onder de knie te krijgen.

De dag en het tijdstip zijn van groot belang

Het kan een echte hoofdbreker zijn om een moment te vinden in de drukke agenda’s van iedereen voor een conferentiegesprek, vooral als uw team op afstand werkt in verschillende landen en tijdzones. Toch toont onderzoek aan dat de timing echt van het allergrootste belang is als u het beste wilt halen uit een virtuele vergadering.

In de ochtend zijn we het meest productief en gedragswetenschapper Dan Ariely(3) beweert dat het piekmoment van productiviteit tussen 9.00 en 11.00 uur ligt. Hoe later op de dag u een vergadering organiseert, des te minder u in staat bent om beslissingen te nemen en zaken te beoordelen(4).

Er zijn ook gegevens die suggereren dat zelfs de dag waarop u het conferentiegesprek houdt verschil kan uitmaken voor het succes ervan. Dinsdag blijkt de winnaar te zijn(5), want die dag is voldoende vroeg in de week om onmiddellijk actie te ondernemen rond genomen beslissingen. Daar komt nog bij dat uw teamleden iets frisser en alerter zijn zo kort na het weekend dan ze later in de week misschien zouden zijn.

Bepaal de agenda

Het ligt voor de hand dat het vooraf bepalen van de agenda een eenvoudige manier is om de deelnemers aan een conferentiegesprek geïnteresseerd te houden. Zorg ervoor dat de agenda samen met de oorspronkelijke uitnodiging wordt verspreid. "Hoe gedetailleerder u kunt zeggen waarover u zult praten, waarom u erover praat en wie er moet praten, des te minder ruimte er zal overblijven om te dagdromen", verklaart Chris Ogle, een business development manager bij Flow Digital die regelmatig conferentiegesprekken organiseert om webstrategieën te bespreken.

Andrew Dipper, hoofd content and search marketing bij technologierecruiter Anderson Frank(6) is het hier mee eens. Hij voegt eraan toe dat de deelnemers vooraf zouden moeten weten hoe ze precies deelnemen aan het conferentiegesprek, wat er zal worden besproken en welke bijdrage er van hen wordt verwacht. Als er iemand notulen moet maken tijdens het gesprek, bepaal dan wie dit is en wat er van hem of haar tijdens en na de conferentie wordt verlangd. Telefoongesprekken op het laatste nippertje zijn meestal een ramp omdat niemand de tijd heeft om zich voor te bereiden en iedereen het daarom heel lastig zal vinden om iets waardevols bij te dragen.

Leer elkaar kennen

Ook al zijn de deelnemers aan het conferentiegesprek verspreid over de vier windstreken, de beste manier om ongemakkelijkheid te verminderen is de deelnemers vóór en tijdens het gesprek een relatie met elkaar te laten opbouwen. In een blog(7) over de tijd waarin hij een team van op afstand werkende reporters aanstuurde, zegt journalist Butch Ward dat hij altijd zijn best deed om zijn team persoonlijk te ontmoeten wanneer hij daar de kans toe zag, ongeacht de lange reistijden die daarvoor nodig waren.

Als dat praktisch echt niet haalbaar is, probeer dan ten minste meer te achterhalen over de deelnemers tijdens het telefoongesprek. Ward zegt dat het hem helpt om zich voor te stellen wie er rond de virtuele conferentietafel zitten als iedereen aan het begin van het gesprek zijn of haar aanwezigheid aankondigt. Hierdoor kan hij een checklist opstellen van de deelnemers, zodat hij ervoor kan zorgen dat iedereen aan het woord komt.

Keith Ferrazzi, CEO van adviesbureau Ferrazzi Greenlight(8), stelt voor dat de organisatoren van een conferentiegesprek een moment aan het begin van elk gesprek inplannen waarbij gedurende de eerste vijf minuten van de vergadering "iedereen om de beurt praat en wat vertelt over wat er zich op dat moment in hun persoonlijke of professionele leven afspeelt". Dat is een fantastische manier om het ijs te breken.

Hang niet de clown uit

Bewaar grapjes en plagerijen voor na het werk. Het is zelfs beter om helemaal niet te lachen. Ross McCammon(9), redacteur van artikelen voor het tijdschrift GQ, zegt dat hij een veel ernstigere rol op zich neemt dan wanneer hij in een fysieke vergadering zit. Het gebruik van humor kan snel mislopen tijdens een conferentiegesprek, waarbij visuele emotionele aanwijzingen ontbreken en lichaamstaal niet kan worden gelezen.

Alyssa Bantle, global curriculum manager bij Crown World Mobility, coacht werknemers om culturele verschillen te overbruggen wanneer ze in internationale teams werken. Volgens haar kan humor tijdens een conferentiegesprek worden toegepast om mensen samen te brengen, maar moet er voorzichtig mee worden omgesprongen. Ironie, woordspelingen en spot worden door sommige mensen gewaardeerd, maar zijn soms ook lastig om te begrijpen en kunnen zelfs iemand beledigen.

Een conferentietelefoon in een kantoorsetting

Hoewel het een geweldige manier kan zijn om met teams op afstand te communiceren, kan een conferentiegesprek ook een van de grootste bedreigingen voor de productiviteit vormen

 

Overdaad schaadt

Houd conferentiegesprekken kort en bondig. U krijgt heus geen medaille omdat u ieders tijd heeft verspild door een marathonvergadering. Volgens productiviteitsexpert Laura Stack(10)

is 45 minuten de beste tijdsduur voor een vergadering. Ze voegt eraan toe dat u een vergadering moet opdelen in periodes van 45 minuten met een aanzienlijke pauze ertussen, als deze langer duurt.

Ogle is het daarmee eens en waarschuwt dat te veel variabelen ertoe kunnen leiden dat een conferentiegesprek chaotisch verloopt. "Met variabelen bedoel ik het aantal apparaten tijdens een gesprek, het aantal deelnemers en het alleen gebruiken van een conferentiegesprek voor zaken die echt niet op een andere manier kunnen worden voortgezet", zegt hij. "Dat u 12, 20 of 50 mensen tegelijkertijd kunt laten deelnemen aan een gesprek, wil nog niet zeggen dat u dat ook daadwerkelijk hoeft te doen."

Wanneer er belangrijke beslissingen moeten worden genomen, kunt u de hoeveelheid deelnemers aan het conferentiegesprek beter beperken. Bij vergaderingen met grotere groepen is het handig om de overeenstemmingsexperimenten van Asch(11) in het achterhoofd te houden, vooral als u jongere teamleden betrekt. Deze experimenten werden uitgevoerd door Solomon Asch in de jaren 50 van de vorige eeuw en beweren het volgende: "Conformisme heeft de neiging om toe te nemen wanneer er meer mensen aanwezig zijn, maar er treedt weinig verandering op wanneer de groep groter wordt dan 4 of 5 mensen."

"Het conformisme neemt toe wanneer andere leden van de groep een hogere sociale status bezitten. Wanneer mensen de anderen in de groep als machtiger, invloedrijker of deskundiger beschouwen dan zichzelf, zijn ze meer geneigd om de groep te volgen."

Culturele verschillen begrijpen

Cultuurverschillen en collega’s met verschillende accenten of niveaus van de Engelse taal kunnen een obstakel vormen voor wereldwijde conferentiegesprekken. Bentle beweert dat er aan de oppervlakte alle voor de hand liggende moeilijkheden liggen, zoals mensen die allemaal tegelijkertijd praten en elkaar verkeerd begrijpen. Maar op een diepgaander niveau schuilen de onderliggende oorzaken voor die misverstanden: de culturele verschillen in de manier waarop we naar elkaar luisteren en met elkaar interageren en communiceren. Een conferentiegesprek kan inderdaad heel moeizaam verlopen als we deze verschillen niet begrijpen of er niets aan proberen te doen.

Ze haalt een voorbeeld aan van een team uit het VK dat met collega’s in Japan praat. De Japanse medewerkers vinden het misschien moeilijk om hun Britse vrienden bij te benen, die heel snel praten omdat ze de druk voelen om aan het gesprek bij te dragen. Door de culturele conditionering van de Japanse werknemers wachten die beleefd hun beurt af om te spreken (die nooit komt) en daardoor lijkt het alsof ze niets te zeggen hebben.

Om deze chaos te vermijden, adviseert Bentle de deelnemers aan het gesprek om de volgende stappen uit te voeren. Spreek ten eerste om de beurt en probeer de anderen niet in de rede te vallen. Zo overwint u taalbarrières. Als u bijvoorbeeld het gesprek leidt, leg dan regels vast om aan de beurt te komen. Verduidelijk en bevestig vervolgens alles wat er is gezegd. Vraag of u het goed hebt gehoord en dring er bij de anderen op aan om ingewikkelde ideeën en zinnen te herhalen. Vraag ten slotte of iedereen die deelneemt aan het gesprek heeft begrepen wat er werd gezegd. Wanneer dat niet het geval is, doe er dan wat aan. Erken de anderen zodat ze weten dat ze begrepen worden en zich niet hoeven te herhalen.

Omarm video

Video mag dan misschien wel een steeds populairder communicatiemiddel in ons persoonlijke leven zijn geworden, versterkt door sociale media, veel bedrijven zijn nog steeds terughoudend in het gebruik van video voor conferentiegesprekken. Volgens recent onderzoek van Wainhouse Research(12) vindt echter 74 procent van de werknemers die video en webcams gebruiken tijdens vergaderingen het aangenaam om de reacties van collega’s op hun ideeën te zien. Bovendien is bijna 70 procent van mening dat het de verbondenheid tussen de deelnemers vergroot.

Een onderzoek uit 2017 uitgevoerd door Forbes Insights(13) onder 333 leidinggevenden bracht aan het licht dat 62 procent van de respondenten het ermee eens was dat videoconferentie, in vergelijking met audioconferentie, de kwaliteit van de communicatie aanzienlijk verbetert. Dat aantal stijgt zelfs tot 73 procent bij snel groeiende ondernemingen. Daarnaast is 50 procent van de geïnterviewde personen ervan overtuigd dat videoconferentie ook zorgt voor een beter begrip.

Toch adviseert Ogle om niet volledig af te stappen van audioconferentie. "Probeer waar mogelijk trouw te blijven aan webcamvergaderingen waarbij wordt ingelogd met een telefoon", zegt hij. "Hoewel u de waarde van oogcontact niet moet onderschatten, kunt u er niet op vertrouwen dat de internetverbinding van alle deelnemers probleemloos zal werken. Als u dat wel doet, kunt u een onbetrouwbare vergadering verwachten. Telefoonlijnen zijn enigszins betrouwbaarder, dus probeer de sterke punten van beide elementen trouw te blijven."

 


Matthew Jenkin is journalist in de VS en de voormalige redacteur van Guardian Careers, de online community voor werkzoekenden en carrièreswitchers van de krant The Guardian

Bronnen:

(1) https://hbr.org/2014/08/what-people-are-really-doing-when-theyre-on-a-conference-call

(2) https://www.iwgplc.com/WorkspaceRevolution/Trends

(3) https://www.reddit.com/r/IAmA/comments/2lmp1k/im_dan_ariely_duke_professor_of_behavioral/

(4) https://tigerprints.clemson.edu/cgi/viewcontent.cgi?referer=https://www.google.ie/&httpsredir=1&article=1154&context=all_dissertations

(5) https://www.inc.com/news/articles/2010/06/best-time-for-meetings.html

(6) http://www.andersonfrank.com/

(7) https://www.poynter.org/news/managing-telephone-10-ideas-better-conference-call

(8) https://hbr.org/2012/05/the-right-way-to-run-a-virtual/

(9) https://www.entrepreneur.com/article/243382

(10) https://theproductivitypro.com/blog/2013/05/the-sweet-spot-how-and-when-to-schedule-productive-meetings/

(11) https://www.gwern.net/docs/psychology/1952-asch.pdf

(12) https://hbr.org/2015/01/4-ways-to-make-conference-calls-less-terrible

(13) https://www.forbes.com/forbes-insights/our-work/the-connected-culture