Leestijd: 6 Minuten
Mogelijk moet u uw baas overtuigen van uw wens om een mobiele werknemer te worden. Daniel Mobbs weet het fijne over de benodigde vaardigheden, van effectief tijdmanagement tot zelfverzekerd communiceren
Hoewel werken op afstand steeds populairder wordt, is niet iedereen een geboren mobiele werknemer. Daar waar sommige mensen uitblinken buiten de vier muren van het hoofdkantoor, zullen anderen misschien ten onder gaan zonder vooraf vastgestelde plannen en strategieën voor deze nieuwe manier van werken. "Kandidaten moeten eerlijk zijn over hun eigen vermogen om de hogere mate van verantwoordelijkheden en verwachtingen aan te kunnen die bij werken op afstand komen kijken," aldus Anthony Curlo, CEO van IT-recruitings- en staff augmentation-kantoor DaVinciTek(1).
Het goede nieuws is dat bijna iedereen deze vaardigheden en strategieën kan aanleren en ontwikkelen. Als u naar succesvolle mobiele werknemers kijkt, zult u zien dat u steeds weer dezelfde eigenschappen tegenkomt. Vraag uzelf daarom eerst eens eerlijk af hoeveel van de hieronder genoemde eigenschappen u gemeen hebt met uw kantoorloze collega’s, voordat u uw baas (of misschien zelfs uzelf) ervan probeert te overtuigen dat werken op afstand voor u de beste oplossing is.
1. Ze zijn meedogenloze tijdmanagers
Werken op afstand betekent niet dat u uw tijd naar eigen wens kunt indelen. Leidinggevenden willen er zeker van zijn dat u uw tijd zo effectief mogelijk besteedt. "Het is de bedoeling dat u laat zien dat u net zo responsief, productief en efficiënt bent als dat u op het hoofdkantoor zou zijn," zegt Emma Sue Prince, auteur van de werkplekgids ‘The Advantage’.
Ze adviseert om elke week te beginnen met het plannen van uw prioriteiten en een schatting te maken van de tijd die u nodig hebt voor het voltooien van elke taak. "Houd gedurende de week uw voortgang omtrent deze doelstellingen bij, zodat u hierover verantwoording kunt afleggen," vertelt ze. "Wat nog beter werkt, is het uitbreiden van uw weekplanning naar een dagplanning, waarin u tijdsblokken reserveert voor specifieke taken."
Tobias van Schneider, een mobiele freelanceontwerper in New York, raadt aan(2) een tijdregistratie-app als Toggl(3) te gebruiken, die niet alleen uw uren registreert, maar ook bijvoorbeeld om de paar minuten herinneringen kan versturen om uw tijd bij te houden, zodat u alles onder controle houdt. "Door het registreren van uw tijd wordt u zich bewuster van de manier waarop u uw dag indeelt, ongeacht of u wel of niet per gewerkt uur factureert," zegt hij.
2. Ze maken een duidelijk onderscheid tussen werk en vrije tijd
Hoewel sommige onderzoeken aantonen(4) dat mobiele werknemers tot wel 75 uur per week werken (en daarmee gemiddeld consistent langer doorwerken dan hun collega’s op kantoor), houdt werken op afstand niet in dat u 24 uur per dag, 7 dagen per week paraat moet staan. Het is mogelijk dat een werknemer die altijd stand-by staat door sommige bedrijven als een aanwinst wordt gezien, maar verstandige leidinggevenden zien het voor wat het is: een voorbode van een burn-out en ontevredenheid.
"Onafgebroken werken kan een makkelijke valkuil zijn voor werknemers die hun werk leuk vinden," vertelt Chris Dyer, auteur van ‘The Power of Company Culture’. "Maar om burn-outs en frustraties te voorkomen, is het noodzakelijk om grenzen te stellen, zodat u het werk naast u neer kunt leggen. Om bij de les te blijven en hun potentieel maximaal te benutten, is het belangrijk dat mobiele werknemers weten wanneer ze moeten pauzeren."
Succesvolle mobiele werknemers vertellen hun collega’s duidelijk wat hun kantooruren zijn en hoe ze het best bereikbaar zijn – hetzij via Slack, Skype, per e-mail of telefoon. Ook geven ze door wanneer ze tijdens deze uren niet achter hun computer zitten en – belangrijker nog – op welk moment ze voor de rest van de dag uitloggen.
3. Ze communiceren op een weloverwogen manier
"Voor mobiele werknemers is communicatie cruciaal, maar niet vanzelfsprekend," zegt Susana Rowles, commercieel directeur van Target Internet, een bedrijf dat volledig gebruikmaakt van een mobiel team. "Het ontbreken van fysiek contact hoeft niet te betekenen dat u geen band met elkaar kunt opbouwen. Neem elke dag even de tijd om met uw collega’s te communiceren en maak dit onderdeel van uw werkmentaliteit."
In een artikel voor de Harvard Business Review(5) waarschuwen Erica Dhawan en Tomas Chamorro-Premuzic ervoor om beknopte communicatie en heldere communicatie niet met elkaar te verwarren. "Soms communiceren we met minder woorden, in een poging om efficiënt te zijn," zegt Dhawan. "Maar dergelijke bondigheid kan ervoor zorgen dat de rest van het team tijd verspilt aan het interpreteren van uw berichten (en ze uiteindelijk alsnog verkeerd opvat)."
"Ga er niet vanuit dat anderen uw signalen en beknopte aanwijzingen begrijpen," voegt Chamorro-Premuzic toe. "Neem de tijd om op kraakheldere wijze te communiceren, ongeacht het medium."
Het duo adviseert ook om met uw kantoorteam communicatienormen af te spreken om onduidelijkheden te voorkomen. Ze verwijzen naar bedrijven als Merck, waar gebruik wordt gemaakt van afkortingen in de digitale communicatie – zoals ‘Vieruursreactie (4HR)’ en ‘Behoeft geen antwoord (BGA)’ – die voor voorspelbaarheid en zekerheid zorgen in virtuele gesprekken.
"Normen kunnen ook op individueel niveau bestaan, zoals iemands gewenste reactietijd, schrijfstijl en toon," zegt Dhawan. "Sommige mensen geven bijvoorbeeld de voorkeur aan korte, snelle berichten, terwijl andere mensen liever lange, gedetailleerde antwoorden sturen. Mensen verschillen ook in hun voorkeur en verdraagzaamheid wat betreft humor en informaliteiten."
Experts raden aan de tijd te nemen voor communicatie en daarbij te proberen glashelder te zijn, ongeacht het medium
4. Ze zijn technisch onderlegd
Als u werken op afstand overweegt, is enige technische aanleg een vereiste, aldus Anna Johansson, auteur voor Entrepreneur(6). "Het laatste wat een werkgever wil, zijn mobiele werknemers die continu het IT-team bezighouden met simpele kwesties die geen probleem zouden moeten zijn."
Hoewel uw leidinggevende er waarschijnlijk van uitgaat dat u weet hoe u gebruikmaakt van de cloud, videoconferenties en zakelijke berichtenservices als Slack, betekent dat niet dat u op uw lauweren kunt rusten. "Het is belangrijk om te laten zien dat u bereid bent te leren en u aan te passen. Dat is misschien zelfs belangrijker dan het tonen van feilloze organisatorische vaardigheden," zegt Tom Livingstone, marketinghoofd van wervingsbureau Talentful.
Zorg ervoor dat u op de hoogte bent van de laatste technologieën op het gebied van mobiel werken en wees niet bang om uw baas van advies te voorzien als u een technische mogelijkheid ziet om een proces beter te stroomlijnen. Deepina Kapila, productmanager bij Visa(7), raadt YouTube Live(8) aan om een snelle video op te nemen, of een live-uitzending of trainingssessie te hosten voor uw team. "Het is een alternatief voor Google Hangout, waarmee u wereldwijd kunt uitzenden," legt ze uit.
"Als u een mobiel team managet en een indruk wilt krijgen van hoe tevreden ze zijn, probeer dan eens Chimp of Champ(9)," voegt ze toe. "Deze wekelijkse, anonieme werktevredenheidsmeter is een snel hulpmiddel en stelt teams ook in staat feedback te geven, zoals men vroeger via een ideeënbus deed."
5. Ze onderhouden contact
Een van de grootste zorgen van nieuwe mobiele werknemers is dat zij het slachtoffer zullen worden van het principe "uit het oog, uit het hart". Een recent onderzoek(10) onder 1.100 werknemers wees uit dat mobiele werknemers zich vaak genegeerd en over het hoofd gezien voelen. Als de baas u per slot van rekening niet kan zien, is het mogelijk dat hij of zij u geen promotie of nieuwe kans kan aanbieden.
Succesvolle mobiele werknemers weten daarentegen dat ze iets kunnen doen om betrokken en opgemerkt te worden. "Zelfvertrouwen en proactiviteit zijn essentieel," vertelt Tom Livingstone. "Met het regelmatig versturen van een bericht, voordat erom gevraagd wordt, om iemand op de hoogte te houden van uw voortgang en ideeën, komt u al heel ver."
De sleutel is om, waar mogelijk, initiatief in en enthousiasme voor uw rol te tonen. Dit kunt u bijvoorbeeld laten blijken door uw baas erop te wijzen dat u voor projecten graag een leidinggevende rol op u wilt nemen, door bereidwillig nieuwe ideeën te delen tijdens uw volgende telefonische voortgangsgesprek of door af en toe positieve feedback van uw cliënten en klanten met uw baas te delen.
Vind manieren om uzelf in de ogen van uw leidinggevende zo ‘aanwezig’ mogelijk te maken. Dit kunt u doen door gebruik te maken van een projectmanagementsysteem, zoals Basecamp(11), waarmee u op actievere wijze ideeën kunt bespreken en uw collega’s kunt laten zien waar u mee bezig bent. Als u liever rechtlijniger te werk gaat, raadt Michael Ferguson, CEO van Rainmakers, aan(12) videogesprekken in te plannen in plaats van de communicatie via e-mail te laten verlopen. "Op deze manier wordt de samenwerking verbeterd," zegt hij. Als het team de mobiele werknemer kan zien en de mobiele werknemer het team kan zien, "is dat voor de effectieve samenwerking een zegen die de productiviteit, efficiëntie en innovatie verhoogt."
Journalist Daniel Mobbs is gevestigd in het Verenigd Koninkrijk en schrijft over het bedrijfsleven
Bronnen:
(1) https://www.bizjournals.com/bizjournals/how-to/human-resources/2016/02/working-remotely-isn-t-right-for-everyone.html
(2) https://www.vanschneider.com/manage-time-remote-worker
(3) https://toggl.com/
(4) https://www.bc.edu/content/dam/files/centers/cwf/research/publications/
researchreports/Bringing%20Work%20Home_Telecommuting
(5) https://hbr.org/2018/02/how-to-collaborate-effectively-if-your-team-is-remote
(6) https://www.entrepreneur.com/article/289370
(7) https://skillcrush.com/2016/10/24/remote-work-tools/
(8) https://www.youtube.com/channel/UC4R8DWoMoI7CAwX8_LjQHig
(9) http://chimporchamp.com/
(10) https://hbr.org/2017/11/a-study-of-1100-employees-found-that-remote-workers-feel-shunned-and-left-out
(11) https://basecamp.com/
(12) https://hbr.org/2018/01/stop-neglecting-remote-workers
