Leestijd: 2 Minuten
Aangezien de wereld van het werk steeds globaler wordt en het aantal telewerkers blijft toenemen, is videoconferencing hard op weg om een essentiële vaardigheid te worden voor mensen in het bedrijfsleven. Ons onderzoek toont aan dat over de hele wereld 40% van de werknemers op dit moment gebruik maakt van videoconferencing, wat kan oplopen tot 61% in China en 60% in Mexico. Maar het leiden van een succesvolle videoconference gaat verder dan het simpelweg aanzetten van de camera.
Houd uw microfoon in de gaten: Controleer allereerst uw instellingen. Bij de meeste videoconferentie-software kunt u een test uitvoeren om ervoor te zorgen dat uw microfoon en webcam werken zoals het hoort. Houd uw vinger gereed bij de microfoonknop zodra de conference begint. Idealiter is uw microfoon gedempt wanneer u niet aan het woord bent, want achtergrondgeluid kan storend zijn. Maar zorg dat u klaar bent uw microfoon te activeren wanneer u wilt reageren op de spreker.
Zet uw ruimte degelijk op: Een te laag camerastandpunt kan weinig flatterend overkomen en zelfs storend zijn voor de andere deelnemers. U dient ook een goed verlichte ruimte te kiezen voor uw gesprek, zodat de andere deelnemers in staat zijn om u duidelijk te zien. Als het zonnig is, kan het nodig zijn om de gordijnen te sluiten en een schemerlamp aan te zetten om een schittering door fel licht te voorkomen.
Blijf geconcentreerd: Terwijl u gemakkelijk uw e-mails kunt controleren of werk kunt inhalen tijdens langdradige telefoongesprekken, staat het visuele element van een videoconference u dat bepaald niet toe. Zorg ervoor dat u ergens bent zonder afleiding: op deze manier loopt u veel minder de kans om iets belangrijks te missen. Indien uw kantooromgeving thuis te onrustig is, kunt u een vergaderruimte boeken bij uw lokale Regus locatie.
Hoewel het verleidelijk is om naar uzelf te kijken tijdens het gesprek, is het beter om oogcontact met de camera te houden. Vooral wanneer u aan het woord bent. Hierdoor lijkt het of u de deelnemers recht aankijkt. Als u ergens anders op het scherm kijkt, lijkt het net alsof u uw blik laat afglijden naar de zijkant (zelfs als u volledig gericht bent op de presentatie).
Wees innemend en betrokken: Als u de videoconference presenteert, doe dan net alsof het een training is waarbij u persoonlijk aanwezig bent. Noem de deelnemers bij naam, stel vragen aan hen om ervoor te zorgen dat ze luisteren en blijf naar de camera kijken. Lees niet gewoon uw slides op (de deelnemers kunnen dat zelf doen met het PowerPoint-bestand). Als u deelneemt aan het gesprek, maak dan een bevestigende hoofdknik bij de punten waar u het mee eens bent en wees niet bang om u in het gesprek te mengen met vragen. Vergeet in dat geval niet om uw microfoon opnieuw te activeren, in de camera te kijken en uzelf voor te stellen voordat u het woord neemt ("Hallo, ik ben [naam]. Ik vroeg me af…").
Door het volgen van dezelfde principes en professionaliteit, zoals u dat zou doen in een face to face vergadering, zullen uw videoconferencing-vaardigheden snel verbeteren.
