Specialist insight

De invloed van werken op afstand op commercieel onroerend goed

Leestijd:  9 Minuten

MKB-bedrijven (midden- en kleinbedrijven) vormen een stuwende kracht binnen de wereldeconomie. Ze bieden in de meeste OESO-landen 60-70% van de banen. Ondanks deze enorme bijdrage bestaat minder dan de helft van hen na vijf jaar nog. Slechts een klein deel bereikt zijn volledige potentie en wordt een snelgroeiende firma.

Eén van de grootste uitdagingen voor een MKB-bedrijf is onzekerheid. Of het nu gaat om de wereldwijde economische situatie en het politieke landschap of om de beslissing dat er uitbreiding komt in de vorm van meer personeel, meer cliënten of een wereldwijde doelgroep: om te kunnen groeien en overleven moeten bedrijven de juiste keuzes maken. Velen vinden het moeilijk te voorspellen of ze die verdubbelde kantoorruimte over twaalf maanden nodig hebben, of al over zes.

Door gegevens te gebruiken over ons grote bestand aan zelfstandig ondernemers, die we kennen via onze jaarlijkse Great Big Survey* (GBS), onderzoeken we de belangrijkste uitdagingen waar snelgroeiende bedrijven tegenaan lopen. Daarnaast stellen we vast hoe zij zich kunnen voorbereiden op hun succes zonder stabiliteit in de waagschaal te stellen.

We staan te midden van politieke en economische onzekerheid, van de Brexit tot economische fluctuaties in China. Daarom is het nog nooit zo belangrijk geweest voor kleine, snelgroeiende bedrijven als nu om de uitbreidingstrategieën op orde te hebben.

De Wereldhandelsorganisatie voorspelde een trage groei in de wereldwijde handel in 2016, maar verwacht verbetering daarvan in 2017. Veel bedrijven zien dit wellicht als een mogelijkheid om voorzichtige stappen te zetten op het gebied van export, door producten en diensten voor het eerst op nieuwe markten te brengen. Dit brengt uitdagingen met zich mee, van de wensen en eisen van een nieuwe bevolkingsgroep tot zichtbaarheid in een nieuwe markt. Anderen kiezen voor uitbreiding in eigen land, door hun personeelsbestand uit te breiden of een nieuwe kring cliënten te zoeken. Hiervoor is een zorgvuldige planning van kantoorruimte vereist, zodat vergaderingen en nieuwe medewerkers geaccommodeerd kunnen worden. Omdat het besluitvormingsproces snel moet zijn om je aan te kunnen passen aan veranderingen, is flexibiliteit hierbij cruciaal.

Gegevens van de OESO lijken daarnaast te bewijzen dat een gebrek aan financiële steun snelgroeiende bedrijven over de hele wereld afremt. De uitdaging om investeringen te vinden voor de strategie die het best bij uw bedrijf past, speelt daarom ook mee – zeker in tijden van economische spanning. En juist nu bedrijven stappen zetten richting verschillende groeistrategieën die passen bij hun middelen, zien wij een toename aan flexibele kantooroplossingen. Dit is vooral zichtbaar door de groeiende hoeveelheid werkplekken voor co-working en de toename aan flexibele huurvoorwaarden voor kantoren, maar ook door het steeds grotere aantal huurbare vergaderruimtes en business lounges.

Deze oplossingen zijn allerminst de laatste strohalm voor kleine bedrijven die het moeilijk hebben het hoofd boven water te houden; het zijn juist mogelijkheden die de groei van een MKB-bedrijf flink kunnen aanzwengelen. We bekijken de verschillende manieren waarop snelgroeiende bedrijven omgaan met de uitdagingen binnen nieuwe markten – en waarom u daardoor kunt profiteren van die snelle veranderingen.

Ruimte maken voor groei is de eerste stap van het realiseren ervan. Dat betekent dat de structuur en financiën van uw bedrijf flexibel genoeg moeten zijn om snel besluiten te kunnen nemen en mogelijkheden aan te grijpen zodra ze zich voordoen.

Het in 2015 uitgevoerde MKB-onderzoek uit Zürich toonde aan dat een groot deel van de bedrijven (91%) organische groei verkiest boven een actief acquisitiebeleid. 31% gelooft dat het verminderen van hun vaste lasten de voornaamste factor voor hun groei in 2015 was. Dit toont aan dat bedrijven eerder geneigd zijn van een bestaande basis uit te groeien dan grote, langdurige investeringen in hun groei te doen. Op die manier hebben ze ook meer controle over hun personeelskosten en vaste lasten tijdens het testen van nieuwe mogelijkheden.

De keuze voor flexibele kantoorruimte blijkt een toenemend populaire maatregel om kosten te besparen. Veel bedrijven kiezen voor flexibele huur van kantoorruimte of maken gebruik van gedeelde kantoorfaciliteiten. De GBS toonde zelfs aan dat 79% van de bedrijven gedeelde kantoorruimte een hoger rendement vindt opleveren dan vaste kantoorhuur.

Dit zijn tekenen aan de wand dat kostenbeheersing een centrale rol speelt in vrijwel iedere groeistrategie. Ons onderzoek liet zien dat 81% van de bedrijven wereldwijd vindt dat het geld dat bespaard wordt door flexibel te werken in plaats van een vast kantoor aan te houden, gebruikt dient te worden om in groei-initiatieven te investeren.

Het opzetten van een flexibele kantoorruimte om groei mogelijk te maken is zelfs zo succesvol dat, volgens de GBS, een gedeelde werkruimte nu gebruikelijk is voor 60% van de kleine bedrijven wereldwijd. De beweegredenen hiervoor variëren echter en zijn afhankelijk van de verkoopstrategie: of die gericht is op bestaande of nieuwe markten.

Uitbreiding binnen een bestaande markt is altijd lastig. Zware competitie van binnenlandse en internationale bedrijven maakt het moeilijk om op te vallen en nieuwe mogelijkheden aan te trekken en binnen te halen.

Een imago opbouwen en een merk neerzetten dat bij een snelgroeiend, op succes gericht bedrijf past, is belangrijk om nieuwe klanten in een verzadigde markt binnen te lokken. 66% van de respondenten in de GBS gaf aan dat een goede kantoorruimte er modern en professioneel uitziet. Het bedrijf moet groter lijken dan het is.

Vaak denken bedrijven dat je die indruk alleen wekt door een groot kantoor aan te houden. Gedeelde kantoorruimtes bieden echter ook professionele kantoorfaciliteiten met vergaderruimtes, moderne technologie en gebieden waar u zich kunt presenteren aan potentiële nieuwe klanten. Daarnaast biedt flexibele kantoorruimte u toegang tot handige, goed verbonden werkruimtes zonder dat u een langdurige investering of huur moet aangaan. U kunt gebruiken wat u nodig heeft, wanneer u het nodig heeft.

68% van de respondenten in de GBS zag het als voordeel van een gedeelde werkruimte dat hun bedrijf duurzaam kan groeien. 44% is ervan overtuigd dat hun bedrijf sneller kan schakelen dankzij het flexibele werken. Een belangrijke reden hiervoor is dat flexibele kantoorruimte de voordelen biedt van de faciliteiten van een groot kantoor, maar dan voor het budget van een klein bedrijf.

Een ander belangrijk onderdeel van flexibele kantoorruimte wordt zichtbaar nadat u de nieuwe klanten hebt binnengehaald; u wilt namelijk in korte tijd nieuw personeel aantrekken, zonder daarvoor extra te moeten investeren.

73% van de deelnemers aan de GBS in 2016 liet weten dat het grootste voordeel van flexibele werkruimte de mogelijkheid is om snel je kantoorruimte te vergroten of verkleinen, zonder bijkomende kosten. De flexibiliteit van het huren voor de korte termijn van Regus houdt in dat bedrijven snel hun beschikbare ruimte kunnen uitbreiden, zonder boetes of onverwachte bijkomende kosten.

Dit is vooral waardevol wanneer u binnenlands wilt uitbreiden. Dan hebt u vaak een netwerk dat groot genoeg is om snel te groeien en kunt u inspringen op mogelijkheden zodra zij zich voordoen. In een nieuwe markt hebt u er vaak uw handen vol aan om te acclimatiseren en nieuwe leads te vinden.

Wanneer het gaat om het uitbreiden van het personeelsbestand is de mogelijkheid om nieuwe talenten aan te trekken ook een cruciale factor – eentje waarbij flexibiliteit wederom een enorme rol speelt. Jonge talenten voelen zich steeds meer aangetrokken tot een nieuwe soort kantooropstelling, in plaats van een traditionele setting; 61% zou van baan veranderen als ze elders flexibeler kon werken. Als u hun dat biedt én snelt wil uitbreiden, kunnen kenmerken als deze u sneller nieuw personeel opleveren, waardoor u door kunt blijven groeien zonder productiviteit te verliezen.

Naar een nieuw gebied verhuizen, of dat nu in het binnen- of buitenland is, is een evolutionair proces waarbij u zich moet aanpassen aan nieuwe culturen en verwachtingen. In zo’n omgeving biedt flexibele kantoorruimte u een veilige manier waarop u kunt rondkijken zonder uw financiële zekerheid op het spel te zetten. U kunt zich vestigen op een prestigieuze, praktische locatie, zonder meteen vast te zitten aan een huur voor de lange termijn. Daardoor kunt u, wanneer dat nodig is, uw kantoorruimte gemakkelijk uitbreiden of inkrimpen.

Onderzoek van Regus toont aan dat er een hele reeks voordelen zit aan het uitbreiden van uw bedrijf naar een nieuw kantoor dat zich fysiek dicht bij klanten en cliënten bevindt. Voor 74% van de bedrijven leverde die nabijheid toegenomen zichtbaarheid op, waardoor het merk in de nieuwe markt opviel en zich zo kon versterken.

Gedeelde kantoorruimte kan ook nieuwe mogelijkheden voor zakendoen creëren. 66% van de respondenten in de GBS gaf aan dat hun flexibele kantoorruimte nieuwe mogelijkheden voor zakendoen en projecten had opgeleverd, omdat ze veel meer in contact kwamen met verschillende lokale bedrijven. Snelgroeiende bedrijven kunnen zo beter een relatie opbouwen met hun mogelijke klanten en gemakkelijker ingangen creëren.

Lokalisatie blijft echter een uitdaging. Daarom is het des te belangrijker om te zien dat het gebruik van kantoorruimte in de buurt van uw klanten meer kennis oplevert over uw klanten en de markt (63%). De mogelijkheid om meteen met verschillende bedrijven en professionals ter plaatse om te gaan in uw nieuwe doelmarkt, biedt u inzichten die u simpelweg niet kunt opdoen vanachter uw bureau – of het nu gaat om manieren van werken, culturele gebruiken die zakelijke etiquette beïnvloeden of specifieke markteigenschappen die u van een afstandje niet kunt zien.

Een even groot voordeel voor snelgroeiende bedrijven die zich op nieuwe markten begeven is volgens onze huurders de mogelijkheid om kantoren te huren in de buurt van nieuwe cliënten. Daardoor kan er sneller en effectiever op de situatie van de klant worden ingespeeld (74%). Dat levert een sterkere relatie en vaak ook een grotere klanttevredenheid op: cruciaal als u snel een goede reputatie wilt opbouwen in een nieuwe markt.

We hebben al gezien dat expansie niet gepaard hoeft te gaan met een grote financiële investering, en dat flexibele kantoorruimte voor bepaalde uitbreidingsplannen heel voordelig kan zijn. Desondanks hebben snelgroeiende bedrijven nog altijd van maand tot maand met nieuwe uitdagingen te maken.

Wanneer uw bedrijf groeit, kunt u perioden met fluctuerende vraag of onevenwichtige groei tegenkomen. Als u dan geïnvesteerd hebt in een gehuurd kantoor voor de lange termijn of in eigen vastgoed kan dit een groot obstakel worden, omdat u gebonden zit aan iets dat niet langer aan uw wensen voldoet. Met flexibele kantoorruimte staat het u echter vrij om uw personeel uit te breiden of in te krimpen als reactie op fluctuaties in uw vraag en aanbod, zonder significante kapitaalkosten.

U hebt ook baat bij flexibiliteit gezien de wereldwijde trends op het gebied van bedrijfsvoering en personeel. Volgens de GBS vindt 44% van de bedrijven namelijk dat flexibel werken vooral aangedreven wordt door de noodzaak om een snel schakelende bedrijfsstructuur te hebben die goed kan inspelen op veranderingen in de markt.

Dat klinkt ingewikkeld, maar het principe is feitelijk eenvoudig. De vraag op de markt fluctueert, en uw bedrijf moet meegroeien of krimpen om zich daaraan aan te passen. In plaats van direct personeel aan te nemen en af te stoten, kunt u uw werknemers de gelegenheid bieden minder uren te werken of vanuit huis te werken en alleen naar kantoor te komen voor vergaderingen en briefings.

Een traditionele kantoorruimte is hier niet voor geschikt en levert u extra kosten en loze ruimte op. In een vast model betaalt u een kwart van de tijd voor lege bureaus wanneer een kwart van uw werknemers minder uren werkt. Flexibele werkruimten bieden u de mogelijkheid snel op veranderingen in te spelen, waardoor u altijd de juiste hoeveelheid kantoorruimte tot uw beschikking heeft.

Belangrijke punten

Maak gebruik van gedeelde kantoorruimte om te kunnen overleven en groeien in een instabiele wereldeconomie.

79% van de respondenten in het onderzoek liet weten dat gedeelde kantoren een hoger rendement opleveren dan standaard kantoorhuur.

Investeer het geld dat u bespaart om uw groei te bespoedigen.

81% van de bedrijven vindt dat het geld dat bespaard wordt door flexibel te werken in plaats van een vast kantoor aan te houden gebruikt moet worden om in groei-initiatieven te investeren.

Verhuis naar nieuwe markten om uw uitbreiding te stimuleren.

Het gebruik van kantoorruimte in de buurt van uw klanten levert een hogere zichtbaarheid (74%) en beter begrip van uw klanten en de markt (63%) op.

Overweeg gedeelde kantoorruimtes om potentiële nieuwe cliënten te ontmoeten.

66% van de respondenten in de GBS gaf aan dat hun flexibele kantoorruimte nieuwe mogelijkheden voor zakendoen en projecten had opgeleverd.

Stap over op huren voor de korte termijn om uw groeistrategie duurzaam te houden.

73% van de bedrijven liet weten dat het grootste voordeel van flexibele werkruimte de mogelijkheid is om snel je kantoorruimte te vergroten of verkleinen, zonder bijkomende kosten.