Leestijd: 4 Minuten
In Japan komen er steeds meer nieuwe initiatieven die flexwerken mogelijk maken als alternatief voor stressvol woon-werkverkeer, beklemmende werktijden en een krimpende bevolking. Door Tim Hornyak
Tokio heeft een van de beste openbaarvervoersystemen ter wereld. Treinen rijden op tijd, zijn schoon en goed beschikbaar. U kunt de JR Yamanote-lijn om half negen ‘s ochtends echter beter vermijden, tenzij u graag bijna wordt verstikt in een grote mensenmassa. Getrainde hanglussers kijken tijdens de uren durende reis stoïcijns voor zich uit terwijl ze voortdurend ellebogen in hun ribben krijgen. Ze kunnen niet anders: ze moeten naar kantoor. Zelfs in het digitale tijdperk vinden veel Japanse bedrijven het belangrijk dat werknemers op kantoor aanwezig zijn, omdat dat altijd de norm is geweest.
In Japan is thuiswerken een relatief onbekend concept. Uit een onderzoek van het Japanse Ministerie van Interne Zaken en Communicatie(1) blijkt dat slechts 13,3 procent van de Japanse bedrijven in oktober 2016 een beleid voor telewerken (ook wel werken op afstand genoemd) had en dat slechts 3,3 procent van plan was dit in te voeren.
Op de vraag waarom bedrijven personeel niet op afstand lieten werken, antwoordde 74,2 procent dat het werk niet geschikt was om vanuit huis te doen. Toen het ministerie de resultaten van de enquête afgelopen juni bekendmaakte, bleek echter dat bedrijven met mogelijkheden voor werken op afstand 1,6 keer zo productief waren als bedrijven die medewerkers alleen op kantoor lieten werken. Het ministerie wil daarom de hoeveelheid telewerk binnen bedrijven voor 2020 verhogen naar 30 procent.
Meer productiviteit, minder stress
Hoewel Japan een van de landen met de langste werkdagen ter wereld is, betekent meer uren niet dat de productiviteit ook daadwerkelijk omhoog gaat. Volgens gegevens van de OESO uit 2017(2) staat Japan zelfs op de dertigste plek als het gaat om bbp per hoofd van de bevolking en productiviteit.
Als dat nog niet genoeg reden was om bedrijven te stimuleren werk anders aan te pakken, zijn de Olympische Spelen in 2020 in Tokio dat misschien wel. In dat jaar bezoeken zo’n 40 miljoen buitenlandse toeristen Japan. In 2017 waren dat er zo’n 30 miljoen. Dat betekent dat er tijdens de Spelen dagelijks 920.000 extra reizigers gebruikmaken van het openbaar vervoer in Tokio.
De overheid probeert bedrijven aan te sporen medewerkers meer flexibiliteit te bieden ten behoeve van een gezondere balans van werk en privé nadat er een aantal schandalen plaatsvond waarbij overwerkte mensen overleden. Begin 2017 lanceerde de overheid de Premium Friday-campagne, waarbij kantoormedewerkers worden aangemoedigd elke laatste vrijdag van de maand om drie uur ‘s middags te stoppen met werken.
In de tussentijd hebben bedrijven als Microsoft Japan flexwerken omarmd: werknemers mogen overal werken, zolang ze hun werk maar doen. Yahoo! Japan denkt erover om een vierdaagse werkweek in te voeren.
Nieuwe manieren van werken
In juli 2017 introduceerde het Ministerie van Interne Zaken de "Telewerkdag" om werken op afstand te stimuleren. Zo’n 900 organisaties deden hieraan mee, waaronder de Tokyo Metropolitan Government, die toezicht houdt op de wereldstad en zijn bijna 14 miljoen inwoners.
“Vroeger was economische groei het resultaat van hard werken en lange werkdagen, maar tegenwoordig is het wel duidelijk dat lange werkdagen geen garantie zijn voor goede prestaties,” vertelde Yuriko Koike, gouverneur van Tokio, aan de bezoekers van het evenement Telework Festa. “We hebben een nieuwe [werkstijl] met minder fysieke stress nodig om ieders leven te verrijken.”
Grote bedrijven speelden hierop in. Volgens The Japan Times(3) stapte meer dan de helft van het personeel van telecombedrijf NTT Data op het hoofdkantoor in Tokio over naar werken op afstand en werken 270 van de 330 in aanmerking komende werknemers in Tokio van snackfabrikant Calbee thuis.
Het Ministerie van Interne Zaken wil "Telewerkdag" jaarlijks laten terugkomen en het lijkt erop dat dit initiatief een verandering teweeg kan brengen in Japan. De overheid staat immers bekend om verandering. In 2005 lanceerde Koike, toen nog Minister van Milieu, de Cool Biz-campagne om werknemers aan te moedigen in de zomer korte mouwen te dragen in plaats van een pak, zodat de airconditioning minder hoefde te worden gebruikt en er kon worden bespaard op elektriciteit. Deze dresscode is nu standaard voor de zomer en er zijn dankzij de campagne miljoenen tonnen CO₂-uitstoot bespaard.
Japanse forenzen op station Ikebukuro in Tokio, Japan
Betere prestaties
Voor bedrijven en het ondernemingsbestuur lijken de voordelen van flexibele werktijden duidelijk. Een onderzoek uit 2014(4) in The Quarterly Journal of Economics wees uit dat callcenterpersoneel van een reisbureau dat thuiswerkte als onderdeel van een experiment, 13 procent beter presteerde, minder pauze hield en zich minder vaak ziek meldde.
De boodschap dringt langzaam tot steeds meer mensen in Japan door. Kunihiko Higa, docent aan de Graduate School of Innovation Management van het Tokyo Institute of Technology, zegt dat bedrijven in Japan nog niet volledig overtuigd zijn van de voordelen van werken op afstand.
Daarnaast wordt de implementatie ervan vaak overgelaten aan afzonderlijke managers, die mogelijk niet allemaal even bereid zijn om iets nieuws te proberen. Ook weten veel bedrijven niet hoe ze bijvoorbeeld een communicatiesysteem kunnen opzetten waarmee de werkomgeving zo goed mogelijk kan worden nagebootst.
Higa voegt toe dat een andere dringende kwestie telewerken mogelijk ook populairder zal maken: de demografische problemen in Japan. Vanwege het lage geboortecijfer en het strenge beleid tegen immigratie is de bevolking in 2016 met maar liefst 300.000 gedaald. Volgens onderzoek van het National Institute of Population and Social Securities Research(5) is zo’n 40 procent van de Japanners in 2050 ouder dan 65.
“Er is sprake van een ernstig en chronisch tekort aan werknemers als gevolg van de ouder wordende bevolking en de problemen op het gebied van de zorg voor kinderen en oudere familieleden,” zegt Higa. “Alle organisaties hebben hiermee te maken, zowel in de openbare als private sector. Als vooruitstrevende bedrijfsleiders het voor elkaar krijgen een strategisch telewerksysteem te introduceren, zal dit snel verder uitgroeien.”
Naarmate de bevolking van het land krimpt, moeten de Japanners meer met minder doen om te kunnen blijven concurreren op de internationale markt en hun levensstandaard te behouden. Er moet onder andere worden geïnvesteerd in een flexibele werkaanpak. De productiviteit gaat naar verwachting omhoog en zo wordt het openbaar vervoer in de spits ook wat ontlast.
Tim Hornyak is een in Tokio gevestigde journalist die zich richt op bedrijven, wetenschap en technologie. Hij is auteur van "Loving the Machine: The Art and Science of Japanese Robots"
Bronnen:
(1) https://www.japantimes.co.jp/news/2017/07/24/business/japanese-firms-give-telecommuting-try-designated-day-ease-rush-hour-congestion/
(2) http://stats.oecd.org/Index.aspx?DataSetCode=PDB_LV#
(3) https://www.japantimes.co.jp/news/2017/07/24/business/japanese-firms-give-telecommuting-try-designated-day-ease-rush-hour-congestion/
(4) https://people.stanford.edu/nbloom/sites/default/files/wfh.pdf
(5) http://www.ipss.go.jp/pp-newest/e/ppfj02/ppfj02.pdf
