Leestijd: 5 Minuten
Vergaderingen, wie houdt er niet van? Nou, eigenlijk best een hoop van ons. Hier vraagt Loulla-Mae Eleftheriou-Smith de deskundigen om advies voor het minimaliseren van vergadertijd en het maximaliseren van resultaten, of hiervoor nu staande bijeenkomsten of samengestelde gastenlijsten nodig zijn
Vergaderingen, of ze nu gepland of spontaan zijn, veranderen door een slechte uitvoering al snel in een mijnenveld. Het is maar al te gemakkelijk om bij een teamgesprek betrokken te raken, voor een bedrijfsupdate bijeen te worden geroepen of bij de kraag te worden gevat om even snel bij te praten en daar uiteindelijk 45 minuten aan kwijt te zijn. En als uw dagplanning wordt overspoeld door vergaderingen, houdt u geen tijd over voor uw eigenlijke werkzaamheden.
Onderzoek van eShare(1) toont aan dat de gemiddelde werknemer wekelijks 4,4 vergaderingen bijwoont, waarvan meer dan de helft als onnodig wordt beschouwd, en de oorzaak is duidelijk. Van goed georganiseerde vergaderingen heeft echter iedereen in de ruimte profijt. We vroegen verschillende deskundigen naar hun tips om vergaderingen productiever te maken.
Geen vergaderingen op woensdagen
Onnodige vergaderingen zijn niet alleen tijdverspilling, voor sommige mensen zijn ze letterlijk slaapverwekkend. In een recent Europees onderzoek van Crowne Plaza Hotel and Resorts(2) gaf 34% van de respondenten toe dat ze tijdens te lange vergaderingen weleens waren weggedroomd, terwijl 23% aangaf dat ze weleens iemand in slaap hadden zien vallen.
Een vergadervrije dag is een nuttige manier om mensen hun tijd te laten herevalueren, vertelt hogeprestatie- en productiviteitsconsulent Abigail Ireland: "Door de beschikbare vergadertijd met 20% te verminderen, ontstaat er een besef van schaarste, waardoor mensen worden aangemoedigd om extra hun best te doen tijdens de vergaderingen die ze wel besluiten te houden."
Woensdag is een goede vergadervrije dag, omdat er zo tijd wordt vrijgemaakt om stil te staan, te evalueren en vooruit te plannen. "U kunt op deze manier de handelingen van de afgelopen twee dagen doornemen en vervolgens een planning voor donderdag en vrijdag maken," zegt Ireland. "Het is een geweldige mogelijkheid om aankomende vergaderingen opnieuw te evalueren en meedogenloos te zijn: dumpen, delegeren of ervoor kiezen aanwezig te zijn."
Staande vergaderingen
Het houden van staande vergaderingen halveert niet alleen de tijd die in een vergaderruimte wordt doorgebracht (doordat mensen minder geneigd zijn zich te acclimatiseren en het zich gemakkelijk te maken), het kan ook een boost geven aan het enthousiasme van werknemers omtrent creatieve groepsprocessen en het delen van informatie. Amerikaans onderzoek van de Universiteit van Washington in St Louis toont aan dat het zelfs territoriale neigingen van mensen vermindert(3).
Tino Triste, directeur strategische zoekopdrachten bij SEO-bedrijf Tecmark, vertelt dat de invoer van staande vergaderingen de duur van kantoorbijeenkomsten drastisch heeft verlaagd. "Onze vergaderingen duurden soms ruim 90 minuten, terwijl er eigenlijk niet meer dan een half uur voor nodig was," zegt hij. "Nu is die tijdsduur gehalveerd. Ze zijn beknopter en net zo proactief. Het staan helpt ons team sneller tot de kern te komen en deze zelfverzekerder te presenteren."
Raak niet verstrengeld in een neerwaartse spiraal van onproductieve vergaderingen
Doe uw huiswerk
Volgens het teamsamenwerkingsplatform Attentiv(4) wordt 63% van alle vergaderingen in de VS uitgevoerd zonder vooraf geplande agenda, waardoor veel mensen in groepsdiscussies belanden zonder precies te weten waarom.
Dr. Clare Collins, hoofddocent leiderschapsontwikkeling en -gedrag aan de Henley Business School, zegt dat het voor alle betrokkenen voordelig is om goed voorbereid aan vergaderingen deel te nemen, oftewel dat iedereen alle benodigde informatie van tevoren heeft gelezen, weet wat de agendapunten zijn en op de hoogte is van wat men wil bereiken.
"Onderdeel van de voorbereiding is het vaststellen van een reeks weloverwogen gewenste resultaten. Deelnemers moeten naar de vergadering gaan met hun achtergrondmateriaal en alle benodigde gegevens; deze worden idealiter van tevoren verspreid," zegt ze. "Het voeren van lange discussies leidt zelden tot een vruchtbaardere uitkomst dan een beknopte presentatie van de feiten en rationele besluitvorming."
Cureer uw gastenlijst
Vindt u dat de gastenlijst van uw vergadering overdreven aan het worden is? Een onderzoek dat werd aangehaald in de Harvard Business Review(5) biedt misschien de oplossing. Hieruit is namelijk gebleken dat het perfecte aantal personen dat een vergadering bijwoont tussen de vijf en acht ligt. Meer dan dit aantal aanwezigen kan er onder andere toe leiden dat moeilijke beslissingen niet worden genomen of dat er niet genoeg tijd is om iedereen aan te horen.
"Nodig alleen mensen uit van wie de aanwezigheid noodzakelijk is," aldus Louise Lee, geaccrediteerde privésecretaresse bij administratief adviesbureau Saunders and Lee. "Bij het opstellen van een vergaderagenda kunt u eenvoudig bepalen welke punten voor welke personen belangrijk zijn, waardoor alleen zij aanwezig hoeven te zijn".
Maar wat als een agendapunt betrekking heeft op een hele afdeling of stafgroep? "Een team kan zijn kernpunten doornemen met een persoon die de vergadering bijwoont, zodat minder mensen hoeven te worden gehoord," adviseert Lee.
Pas een strategische stoelindeling toe
Omgevingspsycholoog Robert Sommer deed in de jaren 60 onderzoek naar de invloed die de inrichting van klaslokalen heeft op de studenten die zich erin bevinden. Sindsdien worden de onderzoekresultaten ook toegepast op het gedrag in vergaderruimtes(6).
"Het manipuleren van de stoelindeling is een simpele truc om de mindset te bevorderen die in de vergadering nodig is," aldus personal en corporate coach Richard Harris. "Als bijvoorbeeld het bereiken van een overeenkomst binnen een team de gewenste uitkomst is, kan dat worden bevorderd door alle leden aan dezelfde kant van de tafel neer te zetten.
"Als u wilt dat iemand de leiding neemt, plaatst u diegene aan het hoofd van de tafel; voor een meer gelijkwaardige sfeer plaatst u iedereen aan een ronde tafel. Als u uit bent op een levendige discussie, kunt u een subtiel gevoel van oppositie creëren door teams aan weerszijden van de tafel te laten zitten. Denk aan twee tegenstanders die tijdens een schaakwedstrijd tegenover elkaar zitten."
Omarm de 22 minuten durende vergadering
"Op de een of andere manier is de standaardlengte van een vergadering meestal 30 tot 60 minuten," stelt Stuart Hearn, CEO van Clear Review, een bedrijf dat software voor prestatiemanagement ontwikkelt. "Het probleem is dat bedrijven vaak het slachtoffer worden van de "Wet van Parkinson": de tijd die nodig is voor het voltooien van een taak zal zich onvermijdelijk aanpassen aan de tijd die ervoor uitgetrokken is."
Om deze reden besloot zijn bedrijf kortere vergaderingen toe te passen waarbij zowel het management als de werknemers er strikt op toezien dat de vergaderduur niet wordt overschreden, zodat iedereen baat heeft bij de maatregel.
Wat betreft vergaderingen wordt tweeëntwintig minuten gezien als het magische getal. Nicole Steinbok is het brein achter de 22-minutenvergadering(7) en raadt negen stappen aan om dit tijdsbestek aan te houden en efficiënt te blijven, waaronder het opstellen van een op doelen gebaseerde agenda en het verbannen van telefoons.
Journaliste Loulla-Mae Eleftheriou-Smith woont in het Verenigd Koninkrijk en schrijft onder meer voor The Independent en The Huffington Post.
Bronnen:
(1) https://eshare.net/are-your-board-meetings-missing-the-point/
(2) https://www.peoplemanagement.co.uk/news/articles/employees-waste-13-days-year-unproductive-meetings-survey
(3) https://source.wustl.edu/2014/06/get-up-new-research-shows-standing-meetings-improve-creativity-and-teamwork/
(4) https://www.inc.com/chris-matyszczyk/here-s-proof-that-most-of-your-meetings-are-a-waste-of-time.html
(5) https://hbr.org/2018/06/the-most-productive-meetings-have-fewer-than-8-people
(6) https://www.today.com/health/how-choose-best-seat-meeting-every-time-t110087
(7) https://www.youtube.com/watch?v=z6536UbT_QA
