Leestijd: 4 Minuten
Cynici spotten met het idee om persoonlijke ontwikkelingsplannen in te voeren, maar er is momenteel grote behoefte aan effectieve personeelsopleidingen. Denk bijvoorbeeld aan problemen die digitale disruptie met zich meebrengt op de wereldwijde arbeidsmarkten en werknemers die bang zijn om hun baan te verliezen. Toen Marc Benioff, de CEO van Salesforce, dit jaar een toespraak hield in Davos, sprak hij van een dreigende "digitale vluchtelingencrisis". Wereldleiders erkennen dat de groeiende kloof tussen rijk en arm alleen gedicht kan worden door een massale gedwongen herverdeling van welvaart of door personen beter inzetbaar te maken door betere training.
Een persoonlijk ontwikkelingsplan gaat een stap verder dan het standaard functioneringsgesprek. Zo’n plan biedt managers en hun personeel een effectief overlevingssjabloon. Het is slechts een kwestie van een goede uitvoering, zodat het niet alleen een afvink-oefening wordt, zoals het door velen wordt gezien.
Het gaat niet om jou, maar om hen
Zelfs als medewerkers graag willen indruk maken, is er een risico dat ontwikkelingsplannen als een vervelend klusje worden gezien. Dat wil zeggen, tenzij managers zich niet meer op hun eigen behoeften richten en een beroep doen op de passies en vaardigheden van hun personeel. Ontwikkelingsplannen worden natuurlijk gebruikt om aan de bedrijfsbehoeften te voldoen. De heilige graal is dus om een plan te ontwikkelen dat het personeel ook aanspreekt. Als dat niet mogelijk is, probeer dan ten minste één andere motivatiefactor dan alleen bedrijfsbehoefte te dekken, en probeer werknemers zoveel mogelijk het gevoel te geven dat zij verantwoordelijk zijn voor het proces.
"Persoonlijke ontwikkeling betekent niet noodzakelijk dat er sprake is van een opwaartse beweging", zegt het Chartered Management Institute in het Verenigd Koninkrijk. "Het gaat erom dat het mensen in staat stelt hun prestaties te verbeteren en hun potentieel ten volle te ontplooien in elk stadium van hun carrière." Laat u echter niet meeslepen. Zorg dat u een kopie van uw bedrijfsmodel bij de hand hebt om te zorgen dat de behoeften van de werknemer passen bij die van het bedrijf.
Doe het goed, of doe geen moeite
Een van de belangrijkste ingrediënten voor een succesvol persoonlijk ontwikkelingsplan is vertrouwen. Op basisniveau betekent dit dat er regelmatig tijd moet worden vrijgemaakt voor personeel. Maar het kan ook betekenen dat er geld moet worden vrijgemaakt. Toegang tot financiering, apparatuur of externe professionele training kan hard nodig zijn. Zoals HSBC waarschuwt: "Als u de benodigde middelen onderschat, loopt u het risico dat uw medewerkers gedoemd zijn om te falen. Dat schaadt het moreel, de productiviteit en het vertrouwen van werknemers.
Ontwikkelingsplannen serieus nemen, betekent ook dat u de structuren die daarbij horen serieus moet nemen. Er is meer voor nodig dan alleen aan uw personeel vragen of ze hun vaardigheden en hobby’s op willen schrijven. Philip Clifford, Associate Dean for Research bij de Universiteit van Illinois, zei in het wetenschappelijke tijdschrift Naturedat een ontwikkelingsplan uit vier belangrijke onderdelen moet bestaan. Het gaat om onderdelen voor zelfevaluatie en reflectie, beroepskeuzes en -trajecten, expliciete doelen voor de korte en lange termijn en manieren om die doelen te bereiken en te implementeren.
Het is ook aan te raden om te bepalen door wie het personeel onderwezen wil worden en wat hun leerstijl is. Een handige (hoewel behoorlijk lange) vragenlijst om voorkeursleerstijlen te bepalen, vindt u hier,
Evalueer regelmatig
Hoe vaak een ontwikkelingsplan geëvalueerd moet worden, is een omstreden vraag. Het personeel kan het als verstikkend ervaren als u te vaak evalueert. Maar als u te weinig evalueert, kan het personeel te veel van het plan afwijken. HSBC raadt aan om de persoonlijke ontwikkelingsplannen voor nieuwe werknemers maandelijks te evalueren gedurende de eerste drie maanden en om daarna over te gaan op driemaandelijkse evaluaties. Voor werknemers die al langer in dienst zijn, moeten de plannen minstens twee keer per jaar worden geëvalueerd.
Scontrino-Powell, een Amerikaanse praktijk voor organisatiepsychologie, raadt aan om specifieke doelen te stellen met harde deadlines. De plannen kunnen dan elk kwartaal besproken worden tijdens individuele gesprekken met de baas. Langetermijndoelen kunnen worden opgesplitst in kortere termijnen en regelmatig worden gecontroleerd. Het verbeteren van creatieve denkvaardigheid, zou bijvoorbeeld gedaan kunnen door een conferentie bij te wonen en een samenvatting van één pagina te schrijven over de tentoongestelde topproducten en wat deze producten zo bijzonder maakte.
Als medewerkers hun doelen niet halen, is het tijd om een koersverandering te overwegen. Nogmaals, het is belangrijk om werknemers het gevoel van controle te geven. Door hen de mogelijkheid te bieden om een zelfbeoordelingsformulier in te vullen, kunnen ze aangeven hoe zowel zij als het proces verbeterd kunnen worden.
Persoonlijke ontwikkelingsplannen zijn voor iedereen, ook voor u
Niemand wil het gevoel hebben alsof hij eruit gepikt wordt. Daarom is het belangrijk dat ontwikkelingsplannen breed worden toegepast binnen een organisatie en dat zelfs de baas meedoet. Valkuilen waar managers in kunnen lopen, zijn hun eigen zwakheden niet herkennen, neigen tot micromanagement en niet naar advies luisteren.
Te weinig aanmoedigen kan ook een valkuil zijn. Uit een recent onderzoek , uitgevoerd door arbeidsadviesbureau Zenger Folkman, bleek dat 21 procent van de proefpersonen toegaf dat zij het geven van negatieve feedback vermijden. Het is nog zorgwekkender dat een groter deel, namelijk 37 procent, het geven van positieve feedback vermijdt.
Door een externe adviseur in te schakelen voor een 360-evaluatie waarbij medewerkers hun baas beoordelen, kan het planningsproces worden gestart. De adviseur zou de manager vervolgens kunnen helpen met het opstellen van een persoonlijk ontwikkelingsplan dat gebaseerd is op de zorgen van het personeel. Omgekeerd mentoren kan een rol spelen in de groeistrategie van de baas. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat managers zelf over de juiste vaardigheden beschikken om persoonlijke ontwikkelingsplannen te begeleiden. En leren om een te maken, kan zelfs deel uitmaken van hun eigen plan.
