Leestijd: 5 Minuten
De voordelen van een sterke bedrijfscultuur zijn bekend; onder andere betrokkenheid, productiviteit en loyaliteit. Maar hoe kunt u zeker zijn van de emotionele investering van werknemers die niet in het kantoor zijn gevestigd?
De grootste en machtigste internationale bedrijven zijn vaak de bedrijven met het duidelijkst omlijnde concept van een ‘bedrijfscultuur’ volgens de Amerikaanse prestatie-expert en consultant Chris Dyer, wiens meest recente boek, The Power of Company Culture, de prijs won voor beste businessboek bij de Independent Press Awards 2018. Dit werpt echter een lastige vraag op voor bedrijven met grote aantallen werknemers die op afstand werken, want hoe kunt u de bedrijfswaarden laten doordringen wanneer het grootste gedeelte van uw personeel elkaar nooit ziet?
Volgens een onderzoek dat eerder dit jaar werd uitgevoerd door IWG, het moederconcern van Regus(1), werkt 70 procent van de mensen op bepaalde momenten buiten een van hun hoofdkantoren, terwijl 53 procent dit gedurende de helft van de week of vaker doet. En onderzoek in de Harvard Business Review(2) wees uit dat personeel op afstand zich vaker slecht behandeld en uitgesloten door collega’s voelt.
Is het dus wel mogelijk om een bedrijfscultuur te hebben als uw werknemers niet op dezelfde plek zijn gevestigd? En als het mogelijk is: hoe ziet een dergelijke bedrijfscultuur er dan uit? Chris Dyer, die de afgelopen 20 jaar vooraanstaande organisaties zoals Citigroup, Honda en Century 21 heeft geadviseerd, weet de antwoorden…
Wat is een bedrijfscultuur?
Chris Dyer: Dat houdt in hoe mensen zakendoen: hoe uw werknemers zich gedragen wanneer ze niet in de gaten worden gehouden. Hoe nemen we beslissingen? Hoe interageren we gedurende de dag met elkaar en met de rest van de wereld? Die cultuur is een geheel van overtuigingen en een door iedereen begrepen reeks van richtlijnen en processen.
Waarom is dat zo belangrijk?
CD: De bedrijfscultuur is de fundamentele manier waarop bedrijven niet alleen een voordeel op de markt kunnen hebben, maar er ook voor kunnen zorgen dat ze goed presteren, hun gewenste doelen bereiken, toptalent behouden en diegenen uitsluiten die ze niet in hun organisatie willen hebben. Als u heel duidelijk en open bent over datgene waarvoor u staat, zullen mensen zich ook terugtrekken wanneer ze het gevoel hebben dat ze niet binnen uw bedrijf passen. De beste bedrijven ter wereld die het meest winstgevend zijn, hebben allemaal een hele hoge bedrijfscultuur volgens hun personeel en toetsing door derden.
Wat zijn de voordelen?
CD: Vorig jaar wees een onderzoek van Gallup(3) uit dat de belangrijkste factor waarom werknemers al dan niet gelukkig zijn binnen hun bedrijf was of er naar hen werd geluisterd. Dat woog zwaarder dan geld of het vooruitzicht op een promotie. Volgens mij is dit iets heel eenvoudigs waar leiders over kunnen nadenken. Als ze ervoor zorgen dat hun personeel wordt gehoord, kunnen ze de betrokkenheid van hun team vergroten. Uiteraard hoeven ze niet elk idee dat hun werknemers bedenken uit te voeren, maar werknemers moeten wel de kans krijgen om te delen wat ze zien. Ze moeten gedurende de dag de mogelijkheid krijgen om te tonen wat ze weten en anderen moeten de kans krijgen om hen te horen en die informatie te verwerken.
Op welke manier beïnvloedt werken op afstand de bedrijfscultuur?
CD: Als uw bedrijf veel werknemers op afstand heeft, verschuift de bedrijfscultuur van een van de belangrijkste zaken naar de belangrijkste zaak. Dat komt omdat het voor die medewerkers moeilijker is om te begrijpen wat er van hen wordt verwacht en hoe ze moeten handelen wanneer u ze die structuur en begeleiding niet biedt. U kunt het vergelijken met een veiligheidsdeken die u om hen heen wikkelt en waarmee u hen laat weten: "Op deze manier doen wij het." Leiders moeten heel duidelijk zijn over hun waarden en hun missieverklaring, en wat ze verkopen en waarom ze zakendoen. En dat moet van boven naar beneden worden doorgegeven.
Chris Dyer, auteur van The Power of Company Culture
Kunt u wat voorbeelden geven van praktische technieken om een team op afstand betrokken te houden?
CD: Daarvoor raad ik iets aan wat ‘tribaal spreken'(4) heet: zaken leuke namen geven zodat de mensen beter begrijpen wat iets wel of niet is. Zo kunt u bijvoorbeeld al uw vergaderingen benoemen. Een ‘kakkerlakkenvergadering’ behandelt een klein probleem. Iedereen kan dit type vergadering inrichten door te zeggen: "Dit is mijn probleem, wie kan me helpen?" Dergelijke vergaderingen duren niet langer dan 15 minuten.
Een ‘struisvogelvergadering’ is er een waarbij u iets niet begrijpt en behoefte hebt aan enkele mensen die het u uitleggen. Een ‘tijgervergadering’ is voor grote problemen. De mensen moeten zich hierop voorbereiden en research doen en ze moeten rekenen op een vergadersessie van zo’n 2 uur. Ik moedig bedrijven aan om hun eigen vocabulaire en acroniemen te verzinnen, afgestemd op wat ze precies doen. Dat verhoogt niet alleen de productiviteit, maar zorgt er ook voor dat mensen op een effectieve manier met elkaar communiceren.
Zijn er bepaalde hulpmiddelen of apps die u aanraadt?
CD: Ik vind Basecamp(5) heel nuttig als systeem om projecten te beheren. Hierdoor hebt u een volledige sjabloon van alle dingen die iedereen moet doen, zodat u daar zelfs niet over hoeft te vergaderen wanneer een nieuwe klant of werknemer in het project stapt. Er is één persoon verantwoordelijk om het project gaande te houden en iedereen krijgt herinneringen over de taken die ze moeten doen, waardoor ze die ook daadwerkelijk uitvoeren. Base(6) heeft heel veel coole hulpmiddelen, zoals het opnemen van telefoongesprekken voor trainingsdoeleinden. Marco Polo(7), een programma voor videochat, is ook een goed hulpmiddel. Het lijkt een beetje op een ouderwetse radio die in twee richtingen werkt. U neemt uw video op en iemand kan die een paar tellen nadat u begint te praten bekijken, maar deze persoon kan u niet onderbreken. Dit kan erg handig zijn als teams op afstand totaal verschillende werkroosters hebben.
Slack(8) is ook fantastisch. U kunt een ‘kamer’ maken die u bijvoorbeeld de Waterkoeler noemt. Daarin kunnen werknemers praten over hun gezin of andere dingen waarover ze normaal gesproken zouden praten bij de waterkoeler in een fysiek kantoor. Het is ook een geweldige plek om elkaar erkenning te geven: mensen kunnen er collega’s bedanken en omdat dit zichtbaar is voor iedereen, kunnen anderen ook hun dankwoordje toevoegen. U hebt een mechanisme nodig dat hier speciaal voor is bedoeld om ervoor te zorgen dat het gebeurt.
Hoe kan ik mijn bedrijf ervan overtuigen dat we serieus moeten nadenken over onze cultuur?
CD: Een bedrijfscultuur verhoogt de productiviteit. Werknemers begrijpen de spelregels, dus wat een bedrijf probeert te doen, en het verbetert de bedrijfscultuur en maakt hen productiever als ze toegang hebben tot de correcte informatie. Vele onderzoeken(9) tonen aan dat bedrijven met hoge scores voor hun bedrijfscultuur ook hoge winstcijfers hebben. Daar bestaat een direct verband tussen.
The Power of Company Culture: How any business can build a culture that improves productivity, performance and profits van Chris Dyer is nu verkrijgbaar en wordt uitgegeven door Kogan Page
Dyer sprak met de Britse journalist Etan Smallman
Bronnen:
(1) https://www.iwgplc.com
(2) https://hbr.org/2017/11/a-study-of-1100-employees-found-that-remote-workers-feel-shunned-and-left-out
(3) http://gallup.com/file/reports/199961/SOAW%202017%20FINAL.PDF
(4) https://www.hrzone.com/lead/culture/communicating-company-culture-understanding-the-role-of-unique-language-in-business
(5) https://basecamp.com/
(6) https://getbase.com/
(7) http://uk.businessinsider.com/marco-polo-app-how-to-use-tips-and-tricks-photos-2017-1
(8) https://slack.com/
(9) https://www.forbes.com/sites/williamcraig/2017/08/03/8-ways-company-culture-drives-performance/
