Hoe u offline gaat in een digitale wereld

Leestijd:  4 Minuten

In een tijdperk van toenemende ‘digitale vervuiling’ geven auteurs Imran Rashid en Soren Kenner hun vijf gouden tips om de stress veroorzakende online ‘mind hacks’ te herkennen en de mogelijk desastreuze bijwerkingen van informatieoverbelasting te voorkomen. Etan Smallman doet verslag

 

Aangezien u de grote beslissingen binnen uw bedrijf neemt, moet u zich zorgen maken over het effect dat online overbelasting op u en uw collega’s heeft, en niet alleen omdat april de maand van het bewustzijn van stress is.

Digitale verslaving, in het bijzonder het gebruik van sociale media, kan het humeur en moreel nadelig beïnvloeden. Onderzoekers van de Universiteit van Innsbruck in Oostenrijk stelden vast dat proefpersonen na hun bezoek aan Facebook zeiden minder gelukkig te zijn dan na een algemene websurfsessie.

Schermverslaving kan uw bedrijfsresultaten schaden. Uit een verslag van Business Today blijkt dat 13% van de totale productiviteit verloren gaat vanwege tijd die online of op sociale media wordt verspild.

Coauteur Imran Rashid

Hier onthullen Imran Rashid en Soren Kenner, auteurs van het nieuwe boek Offline: Free your mind from smartphone and sociale media stress, de beste strategie voor werknemers om de bijwerkingen van hun onlineleven te verzachten.

1. Zorg voor mechanismen tegen afleiding

Rashid en Kenner hebben de term DFRAG bedacht, het digitalefragmentatiesyndroom, waarmee een toestand wordt beschreven waarin de mens tijd, ruimte en bewustzijn constant gefragmenteerd ervaart door digitale interactie. Volgens Rashid, een gediplomeerde huisarts, is de sleutel om dit te bestrijden het creëren van een kantoorinfrastructuur met ingebouwde mechanismen en gedragspatronen die de digitale ruis doorbreken.

Hij vergelijkt digitale afleiding met roken: in kantoren hebben we duidelijke regels over waar u er eentje mag opsteken en waar niet. "We hebben hetzelfde soort gedragsregels nodig voor digitale gewoonten," zegt hij. "Als men personen wilt laten concentreren, moet er een afleidingsvrije werkruimte worden gemaakt."

Hij raadt aan om bij iedere werknemer in een gedeelde kantoorruimte een lamp op het bureau plaatsen. "Als het lampje brandt, weten anderen: ‘Hey, hij wil zich focussen, laat ik hem maar niet storen’."

Dit heeft ook een positief effect op het individu, omdat hij of zij wordt aangemoedigd om zelf verantwoordelijkheid te nemen zich digitaal af te sluiten tijdens het uitvoeren van taken en inzetbaarder te zijn. "Wij weten tenslotte dat we ongeveer 50 procent van alle afleiding op de werkvloer onszelf aandoen," verklaart Rashid. "We hebben gedrag ontwikkeld waarbij we onszelf afleiden."

2. Plan digitale pauzes in

 Coauteur, online marketeer en ondernemer Soren Kenner raadt aan de dag niet alleen met een to-dolijstje van taken te beginnen, maar ook met een schema voor wanneer u toegang hebt, en wanneer u uzelf die toegang ontzegt – tot krachtige digitale afleidingen. Hieronder vallen sociale media, eenvoudige videospelletjes en zelfs e-mail.

"U kunt bijvoorbeeld een schema afspreken waarbij e-mails zijn toegestaan van 9.00 tot 11.00 uur en opnieuw tussen 16.00 en 17.00 uur en waarbij sociale media worden geblokkeerd behalve in een bepaald tijdsblok tijdens de lunch en misschien voor een korte periode aan het einde van de dag," zegt hij. "Dit kan leiden tot toegenomen productiviteit en concentratievermogen."

3. Neem belangrijke beslissingen vroeg op de dag

Door continu online te zijn, ontstaat wat psychologen "beslissingsmoeheid" noemen, wat volgens Kenner kan leiden tot "slechtere beslissingen naarmate u langer online bent".

"Het verwijst naar het feit dat beslissingen nemen beperkte middelen verbruikt. Het beslisproces vergt namelijk neurotransmitters en hormonen en het kost tijd om deze weer aan te maken. Dus hoe meer beslissingen u op een dag neemt, hoe slechter deze in het algemeen worden."

4. Minimaliseer het aantal te nemen beslissingen

Een andere oplossing is het aantal beslissingen die u op een dag maakt, te verminderen. De gemiddelde persoon zou er ongeveer 35.000 in 24 uur verwerken.

U kunt beginnen met het piekeren over uw kleding en maaltijden overboord te gooien. Iedere dag dezelfde lunch mee naar kantoor klinkt voor sommigen misschien saai, het geeft u wel meer ruimte in uw hoofd om u op belangrijke zakelijke beslissingen te concentreren.

Coauteur Soren Kenner

Kenner vertelt: "Van vooraanstaande politici en zakenlui, met name voormalig president van de VS Barack Obama, Steve Jobs en Mark Zuckerberg, is bekend dat zij hun dagelijkse kleding terugbrachten tot één of twee outfits om het aantal beslissingen op een dag te beperken." President Obama heeft zelf gezegd: "Ik probeer de beslissingen in te perken. Ik wil geen beslissingen nemen over wat ik eens zal eten of dragen, want ik moet veel te veel andere beslissingen nemen."

5. Focus op de positieve kanten

Om zinvolle en duurzame verandering teweeg te brengen, wijst Rashid bazen tot slot erop dat zij de nadruk moeten leggen "op wat zij willen bereiken en niet wat zij willen afpakken". Hij legt uit: "U moet focussen op de positieve kanten van wat u wilt bereiken, bijvoorbeeld het invoeren van een paar specifieke regels over hoe u met specifieke situaties om wilt gaan. Als u bijvoorbeeld een mobielverbod in werkruimtes doorvoert, gaan mensen focussen op wat zij missen.

"Leg in plaats daarvan uit dat u een hechtere werkplek wil met betere verhoudingen en duidelijkere communicatie en vergaderingen zonder verstrooide aanwezigen. Als de structurele voorwaarden eenmaal zijn geschapen, zijn de laatste stappen veel eenvoudiger, namelijk de individuele keuze en de ‘groepsgewoonten’, ofwel de bedrijfscultuur. Hiermee vergroot u de kans op duurzame verandering."

Rashid en Kenner geloven dat deze vijf tips van alles kunnen verbeteren, van stress en slaapstoornissen tot onvoldoende concentratie op het werk: als we maar de verslavende ontwerptechnieken van techgiganten te slim af zijn. Hun missie is eenvoudig: wij moeten allemaal "weer heer en meester worden van het apparaat dat ons is gaan beheersen" en technologie weer "mensvriendelijker" maken.

---

Etan Smallman is een Britse journalist wiens werk is gepubliceerd in kranten waaronder The Guardian, The Times, The Daily Telegraph en The South China Morning Post.

Ontdek hoe Regus u kan helpen uw productiviteit te optimaliseren.