Man met laptop en wolken in de lucht

Productiviteit

Vijf essentiële tools voor het beheren van externe teams

Leestijd:  5 Minuten

From time-zone converters to idea generators, there are many options for remote workers that can increase a team’s productivity, efficiency and even happiness. Tech expert James Day reports

 

Hoe beheert u een team als het team niet fysiek aanwezig is? Dit is slechts een van de problemen die worden veroorzaakt door de opkomst van werken op afstand. Gelukkig is er een nieuwe stijl van online management om het potentieel van elk team volledig te benutten, zoals deze vijf externe managementplatforms laten zien.

1. Box

Wat is het? Box is de zakelijke versie van Dropbox, Google Drive en Microsoft OneDrive en biedt beveiligde samenwerking aan documenten gecentraliseerd op één online locatie. Hoewel de meeste diensten gecodeerde cloudopslag aanbieden, heeft Box ook een aantal slimme functies die geheel uniek zijn.

Wat kan het doen? Omdat Box niet aan Google of Microsoft is gekoppeld, kan elk bestandstype worden verwerkt dat u naar uw team verstuurt, zodat u in realtime samen kunt werken zonder het platform te verlaten, wat ironisch genoeg ook de integratie met Google Docs en Office 365 omvat.

U kunt terugkeren naar eerdere versies, opgeslagen bestanden vinden door op trefwoorden te zoeken met metadata en als een mobiel apparaat verloren of gestolen is, bieden uitloggen op afstand en het verwijderen van gegevens gemoedsrust voor wereldwijde merken zoals Toyota, General Electric en LinkedIn, die allemaal gebruikmaken van het platform.

Downsides? ProdPad’s functionalities are not always as intuitive as they could be, potentially leaving you overwhelmed and finding it hard to navigate.

Moet u het gebruiken?

Box is ideaal voor bedrijven die op zoek zijn naar een veilig cloudopslagplatform dat gebouwd is met het oog op het bedrijfsleven.

Box-logo

2. Asana

Wat is het? Asana is ontworpen om de voortgang van projecten te volgen en richt zich op werkmanagement. Terwijl enterprise messengers de communicatie stroomlijnen en diensten zoals Box personeel helpen samen te werken, houdt Asana bij of uw team zijn taken af heeft, ongeacht de locatie en tijdzone.

Wat kan het doen? De app voegt taken, teams en deadlines toe zodat iedereen weet wie wat doet en wanneer. De app is ook met opzet kleurrijk, eenvoudig en leuk, zodat het personeel niet gestrest raakt. "Onze rol is om leidinggevenden te helpen begrijpen wat de nuttigste besteding van hun aandacht is en waarop ze gefocust moeten zijn", vertelt Asana CEO en Facebook-medeoprichter Dustin Moskovitz aan TechCrunch.

De app heeft een geschatte waarde van 1,5 miljard dollar en voegt AI-functies toe die anticiperen op wat gebruikers als eerste moeten zien en stellen prioriteiten op basis van eerder gedrag. Gebruikers omvatten de National Gallery in Londen, de Britse supermarktgigant Tesco, Sony Music en Uber, die de app gebruikt om stadsuitbreidingen te beheren.

Nadelen? Asana’s grote concurrentie op dit gebied is Trello en terwijl Asana meer functies bevat als u een betaald abonnement neemt, is het gratis aanbod van Trello de betere keuze als u op zoek bent naar pure eenvoud.

Moet u het gebruiken? Asana is voor bedrijven die een ‘bottom-up’-organisatie willen toepassen, dus het is geschikt voor kleine bedrijven of kleine teams binnen grotere bedrijven. 

Asana-logo

3. ProdPad

Wat is het? Productmanagement vereist meer dan een mooi ontworpen stappenplan en ProdPad weet dit maar al te goed. Dus in plaats daarvan vult het platform dat stappenplan in met inspirerende input van u, uw team en zelfs uw klanten.

Wat kan het doen? Een duidelijk en beknopt bedieningspaneel geeft huidige taken, taken die op korte termijn voltooid moeten worden en toekomstige taken weer, terwijl nieuwe ideeën ter plekke worden toegevoegd. Op die manier zien belanghebbenden wat u van plan bent en hoe u dit gaat bereiken, waardoor oproepen, e-mails en vergaderingen overbodig worden.

ProdPad noemt dit ‘ideeënmanagement’. Daarnaast kan het personeel stemmen, commentaar geven en ideeën indienen. U kunt ook feedback van klanten verzamelen van buiten de organisatie. U weet wel, van de mensen die daadwerkelijk uw product kopen.

Nadelen? Het klantenfeedbackmechanisme van ProdPad kan vergelijkbaar zijn met het openen van een beerput. Er zal veel feedback zijn, wat onvermijdelijk is. U kunt mogelijk overweldigd worden, waardoor het lastig wordt om bij te blijven.

Moet u het gebruiken? U bent niet de enige als u het wel gebruikt: Bose, Siemens, HP en Telefonica gebruiken allemaal deze tool voor teambetrokkenheid en het genereren van ideeën. 

Prodpad-logo

4. FIO

What is it? FIO is a time-zone tackler, making it easier to schedule meetings and work collaboratively with a global workforce, or keep in touch with family and beat jet lag if you’re travelling.

Wat kan het doen? Deze gratis Google Chrome-extensie of alternatieve webversie vraagt u om meerdere locaties in te voeren, inclusief uw eigen locatie, en wijst ze vervolgens een kleur toe die varieert afhankelijk van het tijdstip van de dag. Zelfs nationale feestdagen en seizoensgebonden veranderingen als de zomertijd worden gemarkeerd.

FIO adds an easy tab to web browsers to refer back to when you’re working and offers a timely reminder of where you are and what time it is, so you don’t call clients – or your partner – at two in the morning. 

Downsides? As FIO only works with a web browser, it means you’ll always need to have Chrome open to see it when sometimes a glance at your smartphone could suffice.

Moet u het gebruiken? Het is een eenvoudige oplossing om te voorkomen dat u uzelf voor schut zet en om ervoor te zorgen dat u de mogelijkheden maximaliseert om met uw collega’s te praten wanneer iedereen wakker is.

Figure It Out-logo

5. HappyMeter

What is it? HappyMeter is an anonymous weekly happiness meter checking in on staff to drive better results. A free trial exists for those who want to give it a go.

What does it do? According to the Mental Health Foundation, poor mental health is the leading cause of staff sick days in the UK, costing employers £2.4bn per year. But how do you tell if your team is troubled if it’s not workplace-based? With HappyMeter, employees receive a Thursday email with 24 hours to express their feelings, and the team leader receives a Friday report with suggested actions for improving morale. Its creators claim a 90 per cent participation rate, with users including the UK’s National Health Service.

Nadelen? Rapporten van vrijdag kunnen ertoe bijdragen dat u zich extra gestrest voelt in het weekend. Stel uzelf de vraag of u de mogelijke angst het hoofd kunt bieden en of wachten tot maandag voor u actie onderneemt wel werkt.

Moet u het gebruiken? Het is geweldig voor het verlagen van het ziekteverzuim, het verhogen van de productiviteit en het verbeteren van het moreel.

HappyMeter


James Day is redacteur van het tijdschrift Stuff, co-producer van The Gadget Show en algemeen technologieredacteur voor het design- en architectuurblad Enki.

Download de gratis Regus-app om on-demand werkplekken te vinden en deze in blokken te boeken, waar u ook bent