Man met laptop en wolken in de lucht

Productiviteit

Vijf essentiële tools voor het beheren van externe teams

Leestijd:  5 Minuten

Van tijdzoneconverters tot ideeëngeneratoren, er zijn veel gratis of goedkope applicaties voor externe werknemers die de productiviteit, efficiëntie en zelfs het geluk van een team kunnen verhogen. Technologie-expert James Day doet verslag

 

Hoe beheert u een team als het team niet fysiek aanwezig is? Dit is slechts een van de problemen die worden veroorzaakt door de opkomst van werken op afstand. Gelukkig is er een nieuwe stijl van online management om het potentieel van elk team volledig te benutten, zoals deze vijf externe managementplatforms laten zien.

1. Box

Wat is het? Box is de zakelijke versie van Dropbox, Google Drive en Microsoft OneDrive en biedt beveiligde samenwerking aan documenten gecentraliseerd op één online locatie. Hoewel de meeste diensten gecodeerde cloudopslag aanbieden, heeft Box ook een aantal slimme functies die geheel uniek zijn.

Wat kan het doen? Omdat Box niet aan Google of Microsoft is gekoppeld, kan elk bestandstype worden verwerkt dat u naar uw team verstuurt, zodat u in realtime samen kunt werken zonder het platform te verlaten, wat ironisch genoeg ook de integratie met Google Docs en Office 365 omvat.

U kunt terugkeren naar eerdere versies, opgeslagen bestanden vinden door op trefwoorden te zoeken met metadata en als een mobiel apparaat verloren of gestolen is, bieden uitloggen op afstand en het verwijderen van gegevens gemoedsrust voor wereldwijde merken zoals Toyota, General Electric en LinkedIn, die allemaal gebruikmaken van het platform.

Nadelen? Er is een minimumvereiste van drie gebruikers per account en er is ook een maximumlimiet van tien gebruikers voor het startersabonnement, wat dus beperkend is. Zelfs met het duurste abonnement kunt u geen bestanden uploaden die groter zijn dan 5 GB. Met het startersabonnement kunt u 2 GB uploaden en met een gratis abonnement zelfs maar 250 MB.

Moet u het gebruiken?

Box is ideaal voor bedrijven die op zoek zijn naar een veilig cloudopslagplatform dat gebouwd is met het oog op het bedrijfsleven.

Box-logo

2. Asana

Wat is het? Asana is ontworpen om de voortgang van projecten te volgen en richt zich op werkmanagement. Terwijl enterprise messengers de communicatie stroomlijnen en diensten zoals Box personeel helpen samen te werken, houdt Asana bij of uw team zijn taken af heeft, ongeacht de locatie en tijdzone.

Wat kan het doen? De app voegt taken, teams en deadlines toe zodat iedereen weet wie wat doet en wanneer. De app is ook met opzet kleurrijk, eenvoudig en leuk, zodat het personeel niet gestrest raakt. "Onze rol is om leidinggevenden te helpen begrijpen wat de nuttigste besteding van hun aandacht is en waarop ze gefocust moeten zijn", vertelt Asana CEO en Facebook-medeoprichter Dustin Moskovitz aan TechCrunch.

De app heeft een geschatte waarde van 1,5 miljard dollar en voegt AI-functies toe die anticiperen op wat gebruikers als eerste moeten zien en stellen prioriteiten op basis van eerder gedrag. Gebruikers omvatten de National Gallery in Londen, de Britse supermarktgigant Tesco, Sony Music en Uber, die de app gebruikt om stadsuitbreidingen te beheren.

Nadelen? Asana’s grote concurrentie op dit gebied is Trello en terwijl Asana meer functies bevat als u een betaald abonnement neemt, is het gratis aanbod van Trello de betere keuze als u op zoek bent naar pure eenvoud.

Moet u het gebruiken? Asana is voor bedrijven die een ‘bottom-up’-organisatie willen toepassen, dus het is geschikt voor kleine bedrijven of kleine teams binnen grotere bedrijven. 

Asana-logo

3. ProdPad

Wat is het? Productmanagement vereist meer dan een mooi ontworpen stappenplan en ProdPad weet dit maar al te goed. Dus in plaats daarvan vult het platform dat stappenplan in met inspirerende input van u, uw team en zelfs uw klanten.

Wat kan het doen? Een duidelijk en beknopt bedieningspaneel geeft huidige taken, taken die op korte termijn voltooid moeten worden en toekomstige taken weer, terwijl nieuwe ideeën ter plekke worden toegevoegd. Op die manier zien belanghebbenden wat u van plan bent en hoe u dit gaat bereiken, waardoor oproepen, e-mails en vergaderingen overbodig worden.

ProdPad noemt dit ‘ideeënmanagement’. Daarnaast kan het personeel stemmen, commentaar geven en ideeën indienen. U kunt ook feedback van klanten verzamelen van buiten de organisatie. U weet wel, van de mensen die daadwerkelijk uw product kopen.

Nadelen? Het klantenfeedbackmechanisme van ProdPad kan vergelijkbaar zijn met het openen van een beerput. Er zal veel feedback zijn, wat onvermijdelijk is. U kunt mogelijk overweldigd worden, waardoor het lastig wordt om bij te blijven.

Moet u het gebruiken? U bent niet de enige als u het wel gebruikt: Bose, Siemens, HP en Telefonica gebruiken allemaal deze tool voor teambetrokkenheid en het genereren van ideeën. 

Prodpad-logo

4. Figure it Out

Wat is het? Figure it Out (FIO) is een tijdzone-extensie, waardoor het gemakkelijker wordt om vergaderingen te plannen en samen te werken met een wereldwijd personeelsbestand, of om contact te houden met familie en de jetlag te verslaan als u op reis bent.

Wat kan het doen? Deze gratis Google Chrome-extensie of alternatieve webversie vraagt u om meerdere locaties in te voeren, inclusief uw eigen locatie, en wijst ze vervolgens een kleur toe die varieert afhankelijk van het tijdstip van de dag. Zelfs nationale feestdagen en seizoensgebonden veranderingen als de zomertijd worden gemarkeerd.

Figure it Out voegt een eenvoudig tabblad toe aan webbrowsers zodat u kunt zien hoe laat u aan het werk bent en biedt een tijdige herinnering aan waar u bent en hoe laat het is, zodat u uw klanten (of uw partner) niet om twee uur in de ochtend belt. 

Nadelen? Omdat Figure It Out alleen met een webbrowser werkt, betekent dit dat u Chrome altijd moet openen om het te kunnen zien terwijl u soms alleen een blik op uw smartphone hoeft te werpen.

Moet u het gebruiken? Het is een eenvoudige oplossing om te voorkomen dat u uzelf voor schut zet en om ervoor te zorgen dat u de mogelijkheden maximaliseert om met uw collega’s te praten wanneer iedereen wakker is.

Figure It Out-logo

5. Chimp or Champ

Wat is het? Chimp or Champ is een anonieme wekelijkse geluksmeter die de werknemers controleert zodat ze betere resultaten behalen. Er is een gratis proefversie beschikbaar voor degenen die het willen proberen.

Wat doet het? Volgens Mental Health Foundation is slechte mentale gezondheid de belangrijkste oorzaak van verzuimverlof in het VK, iets dat werkgevers 2,4 miljard pond per jaar kost. Maar hoe weet u of uw team problemen heeft als uw team niet op kantoor zit? Met Chimp or Champ ontvangen werknemers een e-mail op donderdag en krijgen ze 24 uur om hun gevoelens te uiten. De teamleider ontvangt dan een rapport op vrijdag met voorgestelde acties om het moreel te verbeteren. De makers claimen een participatiegraad van 90 procent, met gebruikers als de Britse National Health Service.

Nadelen? Rapporten van vrijdag kunnen ertoe bijdragen dat u zich extra gestrest voelt in het weekend. Stel uzelf de vraag of u de mogelijke angst het hoofd kunt bieden en of wachten tot maandag voor u actie onderneemt wel werkt.

Moet u het gebruiken? Het is geweldig voor het verlagen van het ziekteverzuim, het verhogen van de productiviteit en het verbeteren van het moreel.

Chimpchamp-logo


James Day is redacteur van het tijdschrift Stuff, co-producer van The Gadget Show en algemeen technologieredacteur voor het design- en architectuurblad Enki.

Download de gratis Regus-app om on-demand werkplekken te vinden en deze in blokken te boeken, waar u ook bent