Leestijd: 5 Minuten
We kunnen eigenlijk niet meer zonder e-mail, maar het neemt wel steeds meer tijd in beslag. Een groot deel van het leven van werknemers wordt opgeslokt door het bijhouden van het digitale postvak. Matthew Jenkin noemt zeven manieren om e-mailoverbelasting tegen te gaan
Elke dag worden er ongeveer 269 miljard e-mails(1) verstuurd, dat betekent bijna 3,1 miljoen per seconde. Naar verwachting neemt het e-mailverkeer elk jaar met 4 procent toe(2) en dus is het niet verrassend dat veel werknemers moeite hebben hun digitale postvak op orde te houden en het idee hebben dat het invloed heeft op hoe ze hun werk doen. Een overstromende mailbox onder controle krijgen is helemaal belangrijk voor een ondernemer met weinig tijd. Lees daarom hier zeven innovatieve manieren waarop ondernemers in 2019 een e-mailcrisis kunnen voorkomen.
1. Label e-mails in de onderwerpregel
Richard Davies, oprichter van softwarebedrijf GPS Goal Trak(3), labelt zijn e-mails duidelijk, zodat de lezer berichten waarop direct actie moet worden ondernomen beter kan prioriteren. Hij doet dit door de onderwerpregel te beginnen met een van de volgende drie woorden: – ‘<Info>’ voor informatie, ‘<Actie>’ als van de ontvanger een actie wordt verwacht en ‘<Reactie>’ als de ontvanger zijn/haar mening of feedback moet geven.
"Ik kreeg vroeger meer dan 100 e-mails per dag en het probleem is dat mensen bijna niet nadenken over hun onderwerpregel. Dit is vooral belangrijk voor een ondernemer met een groeiend team. Daar moeten ze goed gebruik van maken", zegt hij.
2. Gebruik meerdere e-mailaccounts
Ondernemer Lana Elie zegt dat het hebben van meerdere e-mailadressen ervoor zorgt dat alle e-mails die dringend kunnen zijn in één mailbox komen en direct zichtbaar zijn op haar telefoon of computer. Overige mail gaat naar een postvak waar ze elke dag even tijd aan besteedt.
"Het is echt belangrijk elke dag even de tijd te nemen om e-mails door te nemen, anders blijft u het uitstellen en wordt het ineens veel te veel, of is de deadline voor reacties verstreken", waarschuwt ze. "Ik kijk elke ochtend eerst in elk postvak en rangschik de mails op basis van urgentie. Dan heb ik grofweg in mijn hoofd waar het eerst op gereageerd moet worden."
3. Zet app-meldingen uit
"Geen enkele e-mail hoeft binnen 10 seconden beantwoord te worden", zegt Sara Tye, oprichter en algemeen directeur van redheadPR. "Het kan wachten en een melding op de telefoon leidt alleen maar af. Het trilalarm is nog erger. Open uw e-mail na uw vergadering en scan, prioriteer en archiveer."
Psychologen zijn het hiermee eens en geven aan dat continue updates een giftige bron van stress zijn. Een rapport(4) van het Future Work Centre in Londen, een bedrijf dat psychologisch onderzoek uitvoert naar de werkplekervaringen van mensen, toonde aan dat het doorlopend controleren en lezen van e-mails vanwege ‘push-notificaties’, een functie waarmee gebruikers ook buiten hun mailapp op de hoogte worden gehouden van nieuwe berichten, leidt tot tekenen van spanning en zorgen.
"Filteren is essentieel", zegt Simon Corbett, CEO van Jargon PR
4. Geef aan wanneer er niet meer gemaild mag worden
Technologie voor werken op afstand heeft de manier waarop we werken zo snel veranderd, dat de tijd waarin bedrijven vaste openingstijden hadden en niet van ons verwacht werd dat we thuis zouden ‘inloggen’ op het werk heel lang geleden lijkt. Davies stelt echter voor dat ondernemers dat wél zouden moeten doen. Hij zegt dat ondernemers en hun teams anders niet alleen gestrest raken van de druk om ‘altijd aan te moeten staan’, maar dat het ook kan leiden tot andere inefficiënties.
Hij meent dat als u buiten kantoortijden en ‘wanneer het uitkomt’ mailt, u niet de tijd neemt om na te denken en één compacte, heldere boodschap formuleert, maar meerdere berichten verstuurt wanneer ideeën bij u opkomen.
"Zeker als u delegeert, vergroot u de kans dat [uw team] zich overvallen zal voelen", verklaart hij. "De kwaliteit en de structuur van de correspondentie is belangrijk. En wat eigenlijk in één e-mail gezegd kon worden, beslaat ineens drie mails."
5. Filter uw berichten
Filteren is essentieel en Gmail is hiervoor een uitstekende keuze volgens ondernemer Simon Corbett. De CEO van Jargon PR zegt: "Maak een ‘lezen’-map aan en archiveer daarin elke niet-essentiële e-mail. Als het dringend en belangrijk is, dan heeft het bericht prioriteit. Als dat niet zo is, dan gaat het daarin. Neem elke vrijdag een uur de tijd om de map door te nemen. U zult versteld staan van de berichten waarop u niet hoeft te reageren."
Tye zegt dat ze het aantal e-mails in de inbox binnen haar bedrijf beperken tot 50. Alle werknemers worden aangemoedigd om tijdens het werk te archiveren, op te slaan en te verwijderen. Ze zegt dat het stress vermindert en ervoor zorgt dat de mailbox aan het einde van de dag is opgeruimd.
Rob Ashton, oprichter van Emphasis Training en Emphasis 360, schrijft(5) dat er verschillende apps zijn die u kunnen helpen bij het beter archiveren en organiseren van e-mails. Hij adviseert Sanebox(6), dat e-mails archiveert op basis van geschiedenis en gedrag. WeekWill(7) stuurt u een sms of belt u zelfs als u een e-mail krijgt van iemand die u hebt gemarkeerd als ‘belangrijk’. Hierdoor kunt u de mailapp volledig uitschakelen.
6. Beheers de ‘ART’ van het e-mailen
Davies vindt dit korte acroniem handig bij het onder controle houden van zijn postvak:
Action (actie): "Als u actie moet ondernemen, doe het dan direct of plan de actie in."
Reply (reageren): "Als er gereageerd moet worden, wacht hier dan niet mee. Neem even de tijd om het antwoord op te stellen. Doe het nu. U hebt al tijd besteed aan het lezen van de e-mail; u verspilt tijd als u deze later weer opent en opnieuw leest voor u reageert. Als u bent begonnen, moet u het ook afmaken."
Trash (weggooien): "Word vrienden met de ‘Delete’-knop en verwijder onnodige rommel."
7. Houd u aan het magische getal 15
Soms is minder meer. Volgens Davies geldt dit in het bijzonder voor e-mails. Zijn eerste vuistregel is dat als u naar beneden moet scrollen om de hele e-mail te lezen, deze te lang is. De lezer zal het waarschijnlijk niet redden tot de laatste zin. Hij claimt dat u in veel gevallen veel tijd en moeite kunt besparen door een samenvatting van 15 woorden in de onderwerpregel te plaatsen. Bijvoorbeeld: "Stuur me dat rapport uiterlijk morgen om 16.00 uur a.u.b.!" U hoeft de mail dan niet te openen, te lezen en te reageren. Dat is totaal onnodig, zegt hij.
"Als u een e-mail verstuurt en alles wat u moet weten staat al in de onderwerpregel, dan bespaart dit tijd", voegt hij toe. "Het is een goede oefening, omdat het u dwingt om bij de kern te blijven. De meeste e-mails bevatten te veel onnodige inhoud."
Matthew Jenkin is een Britse freelance journalist en voormalig redacteur van Guardian Careers, de online community voor werkzoekenden en carrièreswitchers van de krant The Guardian
Bronnen:
(1) http://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2017/01/Email-Statistics-Report-2017-2021-Executive-Summary.pdf
(2) http://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2017/06/Email-Market-2017-2021-Executive-Summary.pdf
(3) https://www.gpsgoaltrak.com/
(4) http://www.futureworkcentre.com/2016/01/press-release-how-you-manage-your-emails-may-be-bad-for-your-health/
(5) https://www.theguardian.com/small-business-network/2015/aug/18/email-overload-escape-tyranny-inbox
(6) https://www.sanebox.com/
(7) http://www.weekwill.com/
