Leestijd: 6 Minuten
Als u onderdeel bent van een flexteam of een team op afstand, kunnen zakelijke chatplatformen zoals Slack, Flock en Fuze de manier waarop u met klanten en collega’s communiceert, fundamenteel veranderen. Technologiejournalist James Day praat u bij.
Het is net zoiets als WhatsApp, maar dan voor interne bedrijfscommunicatie. Dat is zakelijk chatten in een notendop. Personeelsleden worden niet langer overspoeld door e-mail of opgehouden in lange vergaderingen, want veilige chatapps versnellen de onderlinge interacties en verhogen de productiviteit.
De zakelijke chat-industrie schat dat de huidige vijf miljoen gebruikers wereldwijd kan toenemen tot een miljard over tien jaar (1). Deze snelgroeiende markt staat dus op springen. Er zijn zoveel platformen om uit te kiezen en er zijn veelbelovende technologieën, zoals kunstmatige intelligentie (AI), augmented reality (AR), het internet der dingen (IoT), en virtual reality, die allemaal hun deel van de taart willen, dat we u een leidraad geven hoe u zich veilig een weg kunt banen door dit mijnenveld van chatdiensten.
1. Waarom het wellicht tijd is voor verandering
Open en efficiënte communicatie. Alle bedrijven willen beter communiceren, maar het wil niet altijd lukken. Onze voorliefde voor e-mails is begrijpelijk, maar het nekt wel de productiviteit als u bedenkt hoeveel berichten eraan te pas komen om één vergadering te plannen. Stelt u zich eens voor dat u in realtime een direct gesprek kunt voeren met alle medewerkers van een project. Dan zou u wel eens tot de conclusie kunnen komen dat een vergadering niet meer nodig is.
Veilig zakelijk chatten gaat niet om het vervangen van e-mail. Het gaat om de file vermijden en eerder op uw bestemming aankomen. Een onderzoek van de chat-app Flock in Groot-Brittannië uit 2017 suggereert zelfs dat de app het aantal vergaderingen en e-mails dat de gebruikers nodig hadden met tot wel 70 procent verminderde.
"Het ecosysteem van bedrijven is gegroeid en activiteiten op het werk zijn tegenwoordig veel meer gericht op samenwerking," stelt Bhavin Turakhia, miljardair en oprichter van Flock. "Daarom moeten we snel kunnen reageren op de vele uitdagingen op de werkvloer. Tools waarmee gebruikers naadloos en in realtime kunnen samenwerken, zijn duidelijk wat er op dit moment nodig is."
2. Waar gaat alle poeha nu over?
Aangezien individuen 27 minuten aan productieve tijd per dag (gelijk aan een hele dag per maand) kwijt zijn door IT-problemen, langzame systemen en verouderde software (2), zijn alle tools die het dagelijkse werkproces helpen stroomlijnen een gouden greep.
Een kwalitatieve zakelijke chatdienst heeft meer te bieden dan een gemakkelijk manier om te chatten. Allereerst moet het op meerdere platformen naadloos werken, zoals uw pc, laptop, smartphone en tablet. Dit geldt ook voor spraak- en videogesprekken.
Het moet eenvoudig zijn om digitale content te delen, bijvoorbeeld bij het slepen en neerzetten van een document dat u normaliter als bijlage mailt. Integratie met externe apps zoals Dropbox, Trello, MailChimp enzovoort, is ook handig, net als veilige cloudopslag met meerdere lagen van encryptie.
Ten slotte moet de dienst schaalbaar zijn voor de grootte van het bedrijf en niet inboeten op prestaties als het team groeit. Flock wordt ingezet door het mondiale managementbedrijf Accenture, elektronicaproducent Rico en door Victorinox, die Zwitserse zakmessen fabriceert. De zelfs nog populairdere app Slack wordt gebruikt door onder andere de computergigant IBM, de Britse omroep ITV, Samsung, AirBnb en Ebay.
3. Koplopers
Omdat het van belang is hip en trendy te zijn, is het geen verrassing dat de diensten die de vraag opdrijven allemaal buzzword-achtige namen hebben. Fuze, Flock en Slack zijn al gevestigde aanbieders en voldoen aan alle bovenstaande criteria. Het trio is gericht op de eindgebruikers en kan snel worden opgezet.
Twilio is daarentegen voor ontwikkelaars die realtime chatten in hun software willen integreren. Andere alternatieven zijn onder andere Teamwire, die door banken en politiekorpsen in Duitsland wordt gebruikt en het onlangs door Cisco Systems gekochte BroadSoft.
De vrijheid van opensourcesoftware kan in het bijzonder interessant zijn indien u met gevoelige informatie werkt, u communicatie achter een firewall wilt houden of simpelweg geen vertrouwen in de cloud hebt en liever een lokale server gebruikt. In dat geval zijn diensten zoals Rocket.Chat, Mattermost of Oneteam een goede keuze. Of kies een van de betere overige apps die elkaar verdringen om een marktaandeel. In de meeste gevallen zijn deze gratis te downloaden en te gebruiken, maar moet voor bepaalde premium functies wel worden betaald.
Het staat buiten kijf dat realtime chatten in de cloud de productiviteit een boost geeft. Stelt u zich bijvoorbeeld eens voor dat een nieuw personeelslid aan de slag gaat bij uw bedrijf en zich moet inlezen in een project. U hoeft geen tijdrovende vergaderingen, al dan niet telefonisch, te plannen of een hele rits mailwisselingen door te sturen, want de gespreksgeschiedenis en gedeelde documenten van het team zijn direct toegankelijk, dus de nieuwe medewerker kan gelijk aan de slag.
4. De Grote Vier
Microsoft, Google, Amazon en Apple konden natuurlijk niet achterblijven. Microsoft Teams maakt deel uit van Office 365, maar kan ook geïntegreerd worden in producten die niet van Microsoft zijn. De technologiereus overwoog Slack te kopen voor acht miljard dollar, maar kwam terug op dat voornemen nadat Bill Gates naar het schijnt had gelobbyd om het geld in plaats daarvan in de ontwikkeling van Skype voor Bedrijven te steken (zie ook Het wordt social media menens).
Google Jibe wordt omschreven als een Rich Communications Service (RCS). Het is vergelijkbaar met zakelijk chatten maar dan enkel gericht op Android-gebruikers. Terwijl Amazon Anytime, naar verluidt in ontwikkeling, compatibel zal zijn met zowel pc’s als mobiele apparaten en meer op consumenten zal zijn gericht.
Business Chat van Apple is een nieuwe functie in iMessage die dit jaar wordt gelanceerd. Het idee is dat dit het voor consumenten gemakkelijker maakt om contact op te nemen met bedrijven, bijvoorbeeld hun bank, voor het oplossen van problemen. De voordelen voor wie al volledig in het ecosysteem van Google vertoeft, liggen voor de hand dankzij synchronisatie tussen alle iOS-apparaten, waaronder de iPad, iPhone en Apple Watch. U kunt ook gesprekken starten via links in Safari, Maps, Spotlight of spraakassistent Siri.
Een scène uit Altspace waar een vergadering tussen digitale avatars aan de gang is.
5. Het is social media menens
WhatsApp zelf is favoriet bij kleine bedrijven in opkomende markten en beweert dat 80 procent van de kleine bedrijfjes in Brazilië en India de dienst gebruikt. Met dit in het achterhoofd heeft de chatdienst WhatsApp Business gelanceerd, die ongeveer zoals Apple Business Chat werkt en mogelijk daarom op dit moment alleen voor Android beschikbaar is.
Andere consumentenplatformen die zich in het zakenleven begeven, zijn Workplace van Facebook en Skype voor Bedrijven. Workplace heeft de bekende vormgeving en functionaliteit van Facebook, maar dan beperkt tot collega’s van kantoor en met een vleugje zakelijk chatplezier. Skype voor Bedrijven vervangt vrienden ook door collega’s. Het zit in Office 365, maar gaat uiteindelijk op in Microsoft Teams, wat naar verluidt onderdeel is van het grote plan van de technologiereus om Slack onder druk te zetten, u weet wel, dat platform dat ze bijna hadden gekocht.
Het voordeel van het gebruik van bekende platformen is dat het personeel vliegensvlug de weg weet te vinden (een zegen voor de productiviteit). Een ander gevolg van het geheel zakelijk maken van deze platformen, gescheiden van de persoonlijke chataccounts van mensen, is dat ze niet meer worden afgeleid door ‘vind-ik-leuks’, ‘tags’ en andere meldingen die gedurende de werkdag opduiken.
6. IoT en AI
Stelt u zich eens voor dat u Alexa van Amazon vraagt of ze het team een bericht kan sturen op Slack via uw Echo Dot. De opkomst van slimme IoT-apparaten in en rond het huis maakt zakelijke spraakberichten mogelijk. Een iets verontrustender gebruik van IoT is een intelligent aanwezigheidssysteem. Een keer uw kaart doorhalen bij uw bureau en uw aankomst is geregistreerd en collega’s worden meteen op de hoogte gebracht.
Machinaal leren en chatten betekent chatbots, maar AI-gestuurde zakelijke chatbots kunnen saaie taken vlot afhandelen. Denk hierbij aan sneller informatie vinden, vergaderingen organiseren, afspraken maken en wijzigen en interne gegevens over het bedrijf verzamelen. Vroeger was het opzetten van een zakelijke chatbot het domein van programmeurs, maar platformen zoals ChattyPeople maken het alsmaar eenvoudiger.
7. VR en AR
VR en AR zijn momenteel misschien nog wel de interessantste technologieën in consumentenelektronica en gaan allebei een belangrijke rol spelen in de toekomst van zakelijke communicatie en ook van zakelijke samenwerking. Dankzij beide technologieën hoeft u niet meer op zoek naar een fysieke vergaderruimte, want iedereen kan inloggen in een digitale wereld vanaf verschillende locaties.
Windows Mixed Reality is het betaalbare VR-systeem van Microsoft. Het is een partnerschap aangegaan met Altspace om digitale ontmoetingsplekken te bieden waar u in een kamer vol avatars staat, die van uw collega’s. AR werkt met hetzelfde principe, maar dan verschijnen de aanwezigen als hologrammen in de echte wereld, net als alle benodigde grafieken, presentaties en dia’s. "Door deze vooruitgang worden de mondiale ondernemingen meer verbonden dan ooit, sterker en klaar om hun doelen te verwezenlijken," voorspelt Bhavin Tyrakhia van Flock.
Alles bij elkaar opgeteld, ligt er een mooie toekomst voor zakelijk chatten in het verschiet, met allerhande opkomende technologieën om de volgende stap te zetten en een nieuw tijdperk van flexwerken in te luiden dat past bij de eenentwintigste eeuw. Dus welke kiest u voor uw werkplek?
James Day is een technologiejournalist die in Groot-Brittannië woont.
Bronnen:
(1) https://www.computing.co.uk/ctg/opinion/3020779/navigating-the-enterprise-messaging-market-why-and-how-to-choose-the-best-fit-for-your-business-needs
(2) http://www.managed.co.uk/news/uk-workforce-productivity-survey-2017
